Gestionale per studio legale: cosa deve fare davvero

La scena è questa: il cliente chiama, chiede a che punto è la sua pratica, e la risposta richiede di alzarsi, aprire un armadio, trovare il faldone giusto e sperare che l’ultimo documento sia stato messo dentro. Nel frattempo l’avvocato è in udienza e la segretaria ha una seconda linea che squilla.

Chi cerca un gestionale per studio legale di solito parte da qui. E la prima cosa che trova su Google è un elenco di prodotti pronti, dei grandi produttori di software per professionisti, più qualche gestionale gratuito. Sono programmi seri, fatti da chi conosce gli studi. La domanda vera però non è «qual è il migliore», ma «cosa deve fare per il mio studio».

Abbiamo costruito il gestionale di uno studio che segue pratiche di sovraindebitamento, e in quel lavoro abbiamo imparato cosa cambia fra uno studio e l’altro. Lo raccontiamo più sotto, dopo aver messo in fila cosa un gestionale di studio deve fare in ogni caso.

Cosa deve fare davvero un gestionale per studio legale

Tolte le sigle, un gestionale di studio tiene insieme cinque cose che oggi stanno in posti diversi.

• Le pratiche. Ogni fascicolo con il suo cliente, la controparte, lo stato, la persona dello studio che lo segue. La pratica è il centro: tutto il resto ci si aggancia.
• Le scadenze. Udienze, termini, adempimenti, appuntamenti. Collegati alla pratica, visibili a tutto lo studio, con un avviso prima che sia tardi.
• I documenti. Atti, ricevute, scansioni, email importanti, dentro la pratica e non in una cartella con il nome del cliente scritto in tre modi diversi. Su questo abbiamo scritto come si passa dalla cartella condivisa a un sistema.
• Gli incarichi e i contratti. Il mandato, il preventivo, il contratto con il cliente: generati dai dati della pratica e firmati senza stampare, dove la firma elettronica è adatta al tipo di documento.
• Le comunicazioni con il cliente. Cosa gli è stato detto, cosa deve ancora portare, quando è stato aggiornato. È la parte che risponde alla telefonata della prima scena senza aprire nessun armadio.

Poi ci sono la parcellazione, le ore, la contabilità dello studio. Contano, ma sono le parti dove i prodotti standard fanno già bene il loro lavoro. Le differenze fra uno studio e l’altro stanno nelle cinque cose sopra.

Qual è il miglior gestionale per uno studio legale?

Se lo studio fa contenzioso civile, penale o attività stragiudiziale nel modo in cui lo fanno la maggior parte degli studi, un prodotto standard è quasi sempre la scelta giusta. Costa un canone, si installa in fretta, viene aggiornato quando cambiano le regole del processo telematico, e chi lo vende conosce gli studi meglio di una software house generalista.

Il criterio per scegliere fra i prodotti non è l’elenco delle funzioni, che è simile per tutti. È quanto il programma somiglia a come lavora il tuo studio: come apri una pratica, come nomini i documenti, chi vede cosa. Prova a inserire una pratica vera durante la dimostrazione, con i suoi documenti e le sue scadenze. Il gestionale migliore è quello in cui la tua segretaria non deve chiedere «e questo dove lo metto?».

Un gestionale gratuito per avvocati va bene?

Per un professionista da solo, con poche pratiche, può bastare per iniziare. Le versioni gratuite di solito limitano il numero di pratiche, di utenti o di spazio per i documenti, e il passaggio alla versione a pagamento arriva quando lo studio è già dentro. Non è un inganno: è il modello di quei prodotti. Va solo saputo prima, e va verificato come si esportano i dati se un giorno si cambia.

Quando lo standard non basta: lo studio con un processo particolare

Ci sono studi il cui lavoro non somiglia a quello degli altri. Lo studio di cui parlavamo segue pratiche di sovraindebitamento: procedure in cui il cliente porta decine di documenti diversi (buste paga, estratti conto, contratti di finanziamento, dichiarazioni), lo studio li raccoglie, li verifica, produce relazioni e report, e ogni pratica passa da fasi che un gestionale per il contenzioso non prevede.

Prima lavoravano su carta. Faldoni per ogni pratica, contratti stampati e firmati a mano, documenti da ritrovare ogni volta che servivano. Non per disordine: perché nessun prodotto standard era costruito su quel processo, e il foglio di calcolo più la cartella condivisa erano la cosa più vicina.

Abbiamo costruito il gestionale collegando le parti che prima stavano separate: le richieste dei clienti, i documenti della pratica, i report, i contratti e la firma elettronica. Il cambiamento non è «più veloce» in astratto. È che una pratica adesso sta in un posto solo, chi la cerca la trova senza chiedere a nessuno, e lo spazio per i faldoni si è ridotto. Il progetto è raccontato nella pagina dedicata ai gestionali su misura.

La regola che ne abbiamo tratto: se il tuo processo è il motivo per cui i clienti ti scelgono, il gestionale deve somigliare a quel processo. Se è uguale a quello di tutti, compra un prodotto.

Il software AI per avvocati: quello utile sta dentro le pratiche

«Qual è il miglior software AI per avvocati?» è una delle domande più cercate. La risposta più onesta è che una chat separata, dove si incolla un testo e si chiede un riassunto, aiuta poco uno studio: i documenti restano nei faldoni, la risposta resta nella chat, e il lavoro di spostare le cose da una parte all’altra lo fa una persona.

L’intelligenza artificiale utile in uno studio è quella dentro il gestionale, agganciata alla pratica. Tre esempi concreti di cosa fa già oggi:

• Legge i documenti che arrivano. Una scansione storta di una busta paga o di un estratto conto viene letta, i dati che servono vengono estratti e finiscono nei campi giusti della pratica. Come funziona è spiegato in OCR e intelligenza artificiale.
• Prepara le prime bozze. Una relazione o una lettera al cliente parte dai dati della pratica, non da un foglio bianco. L’avvocato la legge, la corregge e la firma: la responsabilità resta sua.
• Risponde su una pratica. «Cosa manca a questo fascicolo?», «Quando è stata mandata l’ultima comunicazione?»: domande a cui il sistema risponde guardando i documenti di quella pratica, non tutto internet.

Nessuna di queste cose decide al posto dell’avvocato o sostituisce il suo giudizio. Riducono il lavoro di lettura, ricopiatura e ricerca, che è dove uno studio perde più ore. E vanno messe in piedi con attenzione a dove stanno i dati e a chi li può vedere: sono dati di clienti, spesso delicati.

In pratica

1. Scrivi su una pagina il percorso di una pratica tipo del tuo studio: dal primo contatto alla chiusura, con i documenti che entrano ed escono in ogni fase.
2. Confrontalo con la dimostrazione di due prodotti standard, inserendo una pratica vera. Conta quante volte devi chiedere «e questo dove lo metto?».
3. Elenca i documenti che lo studio produce ogni volta da capo: sono i primi candidati per la generazione automatica.
4. Verifica quali contratti dello studio possono essere firmati elettronicamente e con quale tipo di firma: ne parliamo in firma elettronica semplice, avanzata e qualificata.
5. Se il processo del tuo studio non entra in nessun prodotto, è il segnale che serve qualcosa costruito su misura.

VELOCIA costruisce gestionali sul processo di chi li usa, studi professionali compresi, con l’intelligenza artificiale dentro le pratiche e non in una finestra a parte. Se il tuo studio lavora in un modo che nessun prodotto prevede, raccontaci il processo: prepariamo il perimetro e il preventivo.