Software gestione commesse: come sapere se hai guadagnato

Per sapere se una commessa ha guadagnato devi confrontare, voce per voce, quello che avevi preventivato con quello che hai speso davvero: ore, materiali, noleggi, subappalti, extra. Un software per la gestione delle commesse serve a fare questo confronto mentre il lavoro è in corso, non tre mesi dopo, raccogliendo i dati da chi li produce nel momento in cui li produce.

Ti riconosci? Impresa di impianti, venerdì pomeriggio. La commessa del capannone è chiusa e il cliente ha pagato. Il titolare vuole sapere una cosa sola: ci abbiamo guadagnato? Il preventivo è in un foglio, le ore le ha segnate il capo squadra su un blocco, i materiali stanno nelle fatture dei fornitori, le due prese in più chieste dal cliente le ricorda solo chi le ha montate. Per avere la risposta ci vuole una sera, e la risposta arriva tre mesi dopo il lavoro.

Cos’è una commessa e perché il foglio smette di dirti se hai guadagnato

Una commessa è un lavoro specifico per un cliente specifico, con un preventivo, costi propri e ricavi propri. Le ore delle persone, i materiali, i noleggi, i subappalti da una parte; gli acconti e gli stati di avanzamento dall’altra. Gestirla vuol dire sapere, mentre il lavoro è in corso, cosa hai promesso, cosa hai speso e a che punto sei.

Il foglio di calcolo fa questo lavoro bene finché i dati entrano da una persona sola. Quando entrano da tre squadre, un magazzino e un ufficio, le ore arrivano a memoria il venerdì, i materiali escono senza scrivere e gli extra restano a voce. Non è colpa di chi lo usa: ne abbiamo scritto in cosa deve fare un software per le commesse quando il foglio non regge più. Qui invece parliamo del margine: come si vede, quando si vede, e perché con il foglio si vede troppo tardi.

Come capire se una commessa ha guadagnato: l’esempio di un’impresa di impianti

Si confrontano i costi veri con il preventivo, voce per voce, e si guarda quanto resta. I numeri qui sotto sono un esempio costruito per spiegare il meccanismo, con ordini di grandezza da impianto elettrico di un capannone: cambia le cifre con le tue e il ragionamento resta lo stesso.

Voce	Preventivo	Come è andata davvero	Cosa è successo
Prezzo accettato dal cliente	18.000 €	18.000 €	Fatturati gli stessi soldi del preventivo
Ore di lavoro (costo aziendale 30 € l’ora)	220 ore, 6.600 €	262 ore, 7.860 €	Due giorni fermi ad aspettare il muratore, un tratto rifatto, sedici ore per gli extra chiesti a voce
Materiali	6.800 €	7.350 €	Due quadri cambiati e il materiale degli extra, mai messo in fattura
Noleggio piattaforma	2 settimane, 700 €	3 settimane, 1.050 €	La settimana in più nessuno l’ha vista finché non è arrivata la fattura del noleggio
Costi totali	14.100 €	16.260 €
Margine	3.900 €	1.740 €	Più della metà del guadagno previsto è sparita senza che nessuno se ne accorgesse

Il punto non è che la commessa sia andata male: capita. Il punto è quando lo scopri. Con il foglio lo scopri la sera del venerdì, tre mesi dopo, quando il cliente ha pagato e non si torna indietro. Con il software le 262 ore si vedono alla seconda settimana, perché chi è in cantiere le segna la sera dal telefono sulla commessa giusta, come racconta l’articolo sul rapportino di intervento che arriva al gestionale senza ricopiare. E le sedici ore di extra, scritte nel momento in cui il cliente le chiede, diventano una variante da fatturare invece di un regalo.

Nell’esempio, se gli extra fossero stati scritti e fatturati, il margine finale sarebbe stato intorno ai 3.000 €. La differenza fra 1.740 € e 3.000 € su una sola commessa è quello che il foglio non ti fa vedere. Su dieci commesse l’anno, è una cifra che cambia il bilancio.

Cosa deve fare un software gestione commesse perché quei numeri siano veri

Deve raccogliere i dati da chi li produce, nel momento in cui li produce. Non serve un programma bello: serve che la persona giusta faccia un gesto piccolo al momento giusto. In ordine di importanza per le imprese di impianti e di cantiere che seguiamo:

• Il preventivo accettato diventa la commessa, con le sue voci e le sue quantità. Ogni voce è già una riga di budget: niente da ricopiare.
• Le ore dal telefono, a fine giornata, sulla commessa giusta, da uno schermo con tre pulsanti. Chi è in cantiere non compila moduli in ufficio.
• I materiali con il nome della commessa: il prelievo dal magazzino e l’ordine al fornitore portano il lavoro a cui servono. Il costo arriva quando si spende, non quando arriva la fattura.
• L’extra scritto subito, anche dal capo squadra, con due righe e una foto. Diventa una variante da far approvare al cliente e una riga in fattura.
• Il margine in corso d’opera, commessa per commessa e tutte insieme: quali sono aperte, quali in ritardo, quali stanno mangiando il guadagno.
• Gli stati di avanzamento e le fatture che partono dalla commessa, collegati al gestionale della contabilità che hai già, senza doppio inserimento.

Il diagramma a barre delle fasi (lo chiamano Gantt) serve davvero quando le fasi dipendono l’una dall’altra e ci sono più squadre da coordinare. Per una piccola impresa che fa un cantiere alla volta è spesso un giocattolo che nessuno aggiorna.

Meglio poche cose fatte ogni giorno che molte fatte mai.

Foglio, programma gratuito, prodotto pronto o su misura: cosa ti dicono del margine

Le strade sono quattro e si distinguono per una cosa sola: da dove arrivano le ore e i materiali, e quando li vedi. Il resto sono dettagli.

Strada	Ti dice il margine mentre il lavoro è in corso?	Da dove arrivano ore e materiali	Dove si rompe	Per chi va bene
Foglio Excel	No: a fine commessa, se qualcuno trova il tempo	A memoria, il venerdì, da una persona sola	Alla seconda squadra, alla terza commessa aperta, alle ferie di chi conosce le formule	Una o due persone che inseriscono, poche commesse aperte per volta
Programma gratuito di gestione progetti	No: vede le attività e le scadenze, non i soldi	Non le raccoglie: le ore e i materiali restano fuori	Quando chiedi quanto hai speso su un lavoro	Un gruppo piccolo che vuole attività e scadenze, non il margine
Prodotto pronto per il tuo settore o modulo del gestionale che hai già	Sì, se lavori come il prodotto prevede	Dai suoi moduli, con il suo flusso	Quando il tuo modo di lavorare non entra nel suo: manutenzioni e cantieri insieme, sottocommesse, tre squadre su un magazzino	Un’impresa che lavora come il prodotto prevede
Software su misura	Sì, sul tuo flusso, con le voci del tuo preventivo	Da chi li produce, dal telefono, dal magazzino, dal gestionale che hai già	Se non dedichi il tempo a spiegare come lavori: è il lavoro vero del progetto	Un’impresa con un modo di lavorare suo, più squadre, dati che arrivano da cantiere, magazzino e ufficio

Quando basta Excel, quando un prodotto pronto, quando su misura

Excel basta finché una persona sola inserisce tutto e le commesse aperte si contano sulle dita di una mano. In quel caso il consiglio onesto è: sistema il foglio, una scheda per commessa, e non cambiare niente. I segnali che il foglio non basta più li abbiamo elencati nell’articolo sul gestionale in Excel e quando è ora di cambiare.

Un prodotto pronto per il tuo settore è la scelta giusta quando lavori come il prodotto prevede. Se sei un’impresa edile che fa cantieri con stati di avanzamento standard, i gestionali del settore hanno già dentro il tuo flusso. Prima di scegliere, fatti mostrare come entrano le ore dal cantiere e come si scrive un extra: sono i due punti dove il margine si perde.

Il su misura conviene quando il tuo modo di lavorare è il tuo vantaggio e nessun prodotto lo rispetta. Impianti con manutenzioni e cantieri insieme, commesse con sottocommesse, un magazzino che serve tre squadre, un gestionale della contabilità da tenere e da collegare. In questi casi adattarsi a un prodotto costa più fatica che farsi fare il programma giusto. Il passaggio dei dati dal foglio al programma lo spieghiamo in migrazione dati: come passare al nuovo gestionale senza perdere nulla: si parte dalle commesse nuove, si portano dentro quelle aperte una per volta e il foglio resta in lettura finché serve. Il cantiere non si ferma, cambia solo dove si segnano le ore.

In pratica: cinque cose da fare questa settimana

1. Prendi l’ultima commessa chiusa e rifai la tabella qui sopra con i tuoi numeri: preventivo, ore vere, materiali veri, noleggi, extra. Il margine che esce è il primo dato che ti serve.
2. Scrivi su un foglio gli extra chiesti a voce negli ultimi tre mesi e quanti sono finiti in fattura. Di solito è la voce che fa la differenza.
3. Chiedi al capo squadra come segna le ore oggi e quanto ci mette. Se la risposta è «il venerdì, a memoria», hai trovato il punto da cui partire.
4. Conta le commesse aperte in questo momento e quante persone ci mettono mano. Sotto le cinque e con una persona sola, il foglio basta ancora.
5. Se il tuo flusso non rientra in nessun prodotto, fatti scrivere una proposta con il perimetro prima di decidere: cosa entra, cosa resta fuori, da dove arrivano i dati.

Costruiamo software per le commesse sul tuo modo di lavorare

Sviluppiamo software da 18 anni, a Milano, con un team di programmatori, sistemisti, designer esperti di UX ed esperti di intelligenza artificiale. Per le imprese che lavorano a commessa costruiamo il gestionale su misura che parte dal preventivo, raccoglie ore e materiali da chi è in cantiere e mostra il margine mentre il lavoro è in corso, collegato al gestionale della contabilità che hai già. Per gli impiantisti e per chi lavora in cantiere abbiamo due pagine dedicate: il gestionale per impiantisti e il gestionale per cantieri.

Prima di ogni impegno ricevi una proposta scritta con il perimetro, e il software resta tuo, con i sorgenti. Se vuoi capire se nel tuo caso basta il foglio, serve un prodotto pronto o conviene il su misura, raccontaci la tua commessa tipo nel modulo qui sotto: ti richiamo io entro 30 secondi.