Software gestionale magazzino: quando il pronto non basta

Il programma dice che ci sono dodici pezzi. Il magazziniere va allo scaffale e ne trova nove. Tre sono stati presi per un cantiere la settimana scorsa, e il foglio con lo scarico è ancora sulla scrivania. Nessuno ha sbagliato davvero: il programma non aveva un posto per quel tipo di uscita, e allora si è fatto come si poteva.

Chi cerca un gestionale di magazzino di solito parte da qui. Non da un magazzino vuoto, ma da un programma che c’è già e che copre bene l’ordinario, mentre tutto il resto finisce su carta, su un foglio Excel o nella testa di una persona. Ti aiutiamo a capire quando basta un prodotto pronto, e sono tanti i casi, e quando invece serve qualcosa costruito sulle tue regole.

Cosa deve fare un gestionale di magazzino

Prima di parlare di pronto o su misura, conviene mettere in fila cosa ci si aspetta da un software gestionale del magazzino. Il nucleo è lo stesso per tutti.

• Carichi e scarichi legati ai documenti: ordini ai fornitori, bolle di entrata, documenti di trasporto, fatture.
• Giacenze vere e giacenze impegnate: quanto c’è sullo scaffale e quanto di quello è già promesso a un cliente.
• Scorte minime e riordino: un avviso quando un articolo scende sotto la soglia, con la proposta d’ordine.
• Inventario: la conta fisica, il confronto con il programma, le rettifiche.
• Ricerca rapida: dov’è quell’articolo, chi l’ha movimentato, quando.

Se il tuo magazzino si ferma qui, un prodotto pronto lo fa bene, e costa molto meno di un progetto su misura. Esistono anche programmi gratuiti o quasi per chi comincia. Il problema arriva dopo, quando le regole del tuo magazzino smettono di somigliare a quelle di tutti gli altri.

I metodi di gestione del magazzino, detti semplici

Una delle domande più cercate è quali siano i metodi di gestione del magazzino. In pratica, il metodo decide quale merce esce per prima (come si organizzano scorte, spazi e inventario lo spieghiamo nella guida alla gestione del magazzino). I più diffusi sono tre.

• Il primo che entra è il primo che esce: la merce più vecchia si spedisce prima. È la regola naturale per quasi tutto.
• La prima scadenza esce per prima: conta la data di scadenza, non quella di arrivo. Serve per alimentari, farmaci, prodotti chimici.
• La classificazione per importanza: gli articoli che muovono di più vanno vicino all’uscita e si controllano più spesso, quelli che girano poco si contano più di rado.

Un’avvertenza: il modo in cui la merce esce fisicamente e il modo in cui si valuta il magazzino in bilancio sono due cose diverse. La seconda è materia del tuo commercialista, e va decisa con lui.

Quando un gestionale di magazzino pronto non basta

Ci sono segnali che si ripetono. Nessuno da solo basta a giustificare un progetto su misura, ma quando se ne accumulano tre o quattro vale la pena fare due conti.

La merce ha una storia da seguire

Lotti, scadenze, numeri di serie, certificati che accompagnano il pezzo. Se ti serve sapere in quale consegna è finito un certo lotto, o quale matricola è stata montata da quale cliente, e il programma lo tiene solo in un campo note, lo stai facendo a mano. In una gioielleria, per esempio, ogni pezzo ha la sua storia e i suoi certificati: lo raccontiamo nella pagina sul gestionale per gioiellerie.

Il magazzino segue la produzione o le commesse

Materiale riservato a un cantiere, merce data in conto lavoro a un terzista, componenti che diventano un prodotto finito secondo una distinta. I programmi pronti gestiscono bene la vendita, meno bene quello che succede prima. È un tema che tocchiamo anche nella gestione delle commesse.

I canali di vendita sono più di uno

Il negozio online, i marketplace, gli agenti, il banco. Se la giacenza non è la stessa per tutti nello stesso momento, prima o poi vendi due volte l’ultimo pezzo. Il collegamento fra negozio e magazzino è spiegato in come collegare e-commerce e gestionale.

Il lavoro si fa in piedi, non alla scrivania

Il magazziniere dovrebbe leggere il codice a barre con il telefono, vedere l’ubicazione, confermare il prelievo. Se invece annota su carta e poi qualcuno ricopia, ogni passaggio è un’occasione di errore.

Ci sono fogli Excel intorno al programma

È il segnale più affidabile. Ogni foglio che vive accanto al gestionale è una funzione che il gestionale non ha. Ne parliamo in gestionale in Excel: quando basta e quando è ora di cambiare.

Prodotto pronto, pronto con aggiunte o su misura

Fra il programma pronto e il gestionale costruito da zero c’è una strada di mezzo, spesso la più sensata: tenere il gestionale che fa contabilità e fatture, e costruire accanto un modulo su misura per la parte di magazzino che non ci sta dentro, collegato ai dati che hai già.

Voce	Prodotto pronto	Pronto con modulo su misura	Gestionale su misura
Per chi	Magazzino con regole comuni	Base comune, una parte speciale	Regole proprie in tutto il processo
Come si paga	Canone	Canone più investimento sul modulo	Investimento iniziale, poi manutenzione
Tempi di avvio	Brevi	Settimane	Settimane o mesi, a tappe
Cosa cambi	Ti adatti al programma	Tieni quello che funziona	Il programma si adatta a te
Rischio principale	Fogli Excel che crescono intorno	Il collegamento va tenuto in ordine	Serve un fornitore che conosca il processo

Per molte aziende la risposta giusta è la prima colonna. Lo diciamo senza problemi: se il tuo magazzino somiglia a quello di tutti, un gestionale pronto ti costa meno e parte prima. Il confronto generale fra le due strade è in gestionale standard o su misura.

Molti partono chiedendosi qual è il gestionale più usato. È una domanda comprensibile, ma porta fuori strada: il programma più diffuso è fatto per il magazzino medio, e il tuo conta proprio dove non è medio. Meglio portare alla prova del programma tre casi difficili della tua settimana e vedere come li gestisce.

Come si costruisce una gestione del magazzino su misura

Il lavoro non parte dal codice. Parte dal magazzino. Il nostro team passa del tempo con chi carica, preleva e spedisce, e segue qualche giornata vera: un arrivo, un ordine urgente, un reso, un inventario.

Da lì escono le regole scritte: quali movimenti esistono, chi li fa, cosa deve bloccare il programma e cosa deve solo segnalare. Poi si decide cosa resta nel gestionale di oggi e cosa si costruisce, e si parte da una prima parte che funziona, per esempio il prelievo con il telefono, prima di aggiungere il resto. Il software resta dell’azienda, con sorgenti e documentazione.

I nostri progetti partono da 5.000 €. Sotto quella cifra, per il magazzino, di solito conviene un prodotto pronto, e te lo diciamo alla prima telefonata.

In pratica

1. Conta i fogli Excel, i quaderni e i foglietti che girano intorno al magazzino, e scrivi a cosa serve ciascuno.
2. Fai una conta a campione di venti articoli e confrontala con il programma: dove non torna, chiediti perché.
3. Elenca i movimenti che il programma non prevede: conto lavoro, prestiti, merce per cantiere, resi parziali.
4. Segui un ordine dal ricevimento alla spedizione e segna ogni volta che un dato viene ricopiato.
5. Chiedi al fornitore del tuo gestionale se ha API per far leggere e scrivere i dati di magazzino da un altro programma.

Da 18 anni costruiamo gestionali e moduli su misura attorno al modo in cui un’azienda lavora davvero, collegati ai programmi che ci sono già. Se il tuo magazzino ha regole che il programma di oggi non riesce a seguire, raccontaci il caso nel modulo qui sotto: ti richiamiamo e capiamo insieme se serve un progetto o se basta cambiare prodotto. Qui trovi come lavoriamo sul software gestionale su misura.