Automazione dei processi aziendali: da dove si comincia in una PMI

Una richiesta arriva via email. Qualcuno la legge, la ricopia nel gestionale, apre un foglio per il preventivo, lo compila, lo salva in PDF, lo allega a una risposta e aggiorna a mano lo stato in un altro file. Sei passaggi, quattro programmi, una persona. Venti volte a settimana.

Questa è la scena da cui parte, quasi sempre, l’automazione dei processi aziendali in una piccola o media impresa. Non da una tecnologia, non da un progetto di trasformazione, ma da un lavoro ripetuto che qualcuno fa a mano e che potrebbe non fare. Qui spieghiamo cosa vuol dire automatizzare un processo, quali processi si automatizzano per primi e come si comincia senza sbagliare.

Cosa significa automatizzare un processo aziendale

Un processo è una sequenza di passi che si ripete e produce un risultato: una richiesta che diventa un preventivo, un ordine che diventa una consegna, una pratica che si apre e si chiude. Automatizzarlo vuol dire far eseguire al software i passaggi che oggi fa una persona, lasciando alla persona solo le decisioni.

Non è la stessa cosa di digitalizzare. Digitalizzare è passare dalla carta al file: il preventivo in Word invece che a penna. Automatizzare è far sì che il preventivo si componga da solo a partire dai dati della richiesta, e che la persona lo controlli e lo mandi. Molte aziende hanno digitalizzato tutto e non hanno automatizzato niente: i file ci sono, ma i passaggi fra un file e l’altro li fa ancora qualcuno. Da dove parte la digitalizzazione dei processi aziendali lo raccontiamo a parte.

Nella maggior parte dei casi non serve nemmeno l’intelligenza artificiale. Serve un software che conosca il tuo processo.

Quali sono i processi aziendali che si automatizzano per primi

Chi cerca «quali sono i processi aziendali principali» trova schemi da grande impresa. In una PMI i processi che valgono l’automazione sono pochi e si riconoscono subito, perché sono quelli su cui le persone si lamentano.

• L’ingresso delle richieste, dal sito, dalla posta, dal telefono. Oggi vengono ricopiate; automatizzate, entrano da sole nel sistema con lo stato «da lavorare».
• La composizione del preventivo: listini, sconti, condizioni. Il software lo compone dai dati, la persona lo rivede e lo manda.
• Il passaggio da preventivo a ordine e da ordine a lavoro, senza ricopiare niente, con le date che si aggiornano da sole.
• I documenti prodotti in serie: contratti, verbali, report, lettere. Nascono dai dati già inseriti, con il modello giusto.
• L’aggiornamento al cliente: «la tua pratica è a questo punto», inviato dal sistema quando lo stato cambia, al posto della telefonata.
• Le scadenze e i promemoria: rinnovi, pagamenti, controlli periodici, che oggi vivono nella memoria di una persona.
• Il passaggio dei dati alla contabilità: fatture generate dai dati del processo, non ribattute.

Non tutti insieme. Uno alla volta, partendo da quello che fa perdere più tempo.

I tipi di automazione più comuni

Sotto la stessa parola stanno strumenti diversi. Vale la pena distinguerli, perché costano e rendono in modo diverso.

• Automazione a regole. «Se arriva una richiesta con questo oggetto, crea la pratica e assegnala a Marco.» È la più semplice e la più affidabile: fa sempre la stessa cosa.
• Integrazione fra sistemi. I dati passano da soli dal sito al gestionale, dal gestionale alla contabilità, dalla contabilità alla posta. Elimina le ricopiature, che sono la fonte principale di errori.
• Generazione di documenti. Il software compila contratti, report e preventivi partendo dai dati, con il modello dell’azienda.
• Automazione con intelligenza artificiale. Serve quando l’input non è ordinato: un’email scritta come capita, un documento scansionato, una richiesta da capire prima di classificarla. Ne parliamo sotto.
• Flussi di approvazione. Il preventivo sopra una certa cifra passa dal titolare prima di uscire, e il sistema tiene traccia di chi ha approvato cosa e quando.

Un gestionale costruito sul tuo processo mette insieme i primi tre da subito. Il quarto si aggiunge dove serve, e solo lì.

Automazione a regole e automazione con intelligenza artificiale

La differenza è semplice. Una regola funziona quando i dati sono già ordinati: un campo, un valore, un’azione. L’intelligenza artificiale serve quando i dati arrivano disordinati e prima vanno capiti.

Un modulo del sito compilato bene è un caso da regole. Un’email di tre righe in cui il cliente spiega cosa vuole è un caso per un modello di linguaggio, che la legge, capisce di che servizio si tratta e propone una classificazione. La scansione storta di un documento d’identità con una penna sopra è un caso per un modello di visione, che ne estrae i dati e li mette nei campi giusti: come funziona lo spieghiamo in OCR e intelligenza artificiale.

La regola che seguiamo: dove basta una regola, non si usa l’AI. Costa di più, sbaglia ogni tanto e va controllata. Dove i dati sono disordinati, l’AI è l’unico modo per automatizzare quel passaggio, e vale la pena. Su cosa fa davvero l’AI dentro un’azienda c’è un articolo a parte, e sugli agenti AI che eseguono più passi in sequenza abbiamo scritto separatamente.

Automazione dei processi aziendali: da dove si comincia

Il metodo che usiamo è lo stesso in ogni azienda, e si può fare da soli prima di chiamare chiunque.

1. Elenca i lavori che si ripetono. Non i processi in astratto: le cose che una persona fa più volte a settimana e che saprebbe descrivere a un collega in cinque minuti.
2. Per ognuno conta quante volte, chi lo fa, quanto tempo porta via, da dove arrivano i dati e dove finiscono.
3. Scegli quello con il rapporto migliore fra tempo perso e semplicità. Di solito è l’ingresso delle richieste o la produzione di un documento.
4. Descrivilo passo per passo, comprese le eccezioni: «se il cliente è nuovo», «se manca un dato», «se è urgente». Le eccezioni sono la parte che decide se l’automazione funzionerà.
5. Misura a mano per due settimane, prima e dopo. Senza numeri veri non saprai mai se ha funzionato.

Se il processo oggi vive in un foglio di calcolo, quel foglio è la specifica di partenza: lo abbiamo spiegato in gestionale in Excel, quando basta e quando è ora di cambiare.

Gli errori tipici

• Automatizzare un processo rotto. Se oggi il flusso è confuso, il software lo renderà confuso più in fretta. Prima si mette in ordine, poi si automatizza.
• Partire dalla tecnologia. «Vogliamo usare l’AI» non è un processo. «Le richieste vengono ricopiate quattro volte» sì.
• Dimenticare le eccezioni. L’automazione che gestisce il caso normale e si blocca sul primo caso strano viene abbandonata in un mese.
• Nessun controllo umano nei punti che contano. Un preventivo che esce senza che nessuno lo guardi è un risparmio di tempo fino al primo errore costoso.
• Automatizzare tutto insieme. Un processo alla volta, misurato, poi il successivo.

In pratica

1. Chiedi a ogni persona dell’azienda qual è il lavoro ripetuto che le porta via più tempo. Una domanda, una risposta.
2. Prendi le tre risposte più frequenti e scrivi i passaggi di ciascuna su un foglio.
3. Segna per ogni passaggio se i dati arrivano ordinati (basta una regola) o disordinati (serve capirli).
4. Scegli il primo processo da automatizzare e misura quanto tempo costa oggi.
5. Con quella pagina in mano, chiedi a un fornitore cosa serve per automatizzarlo dentro il tuo gestionale.

Noi costruiamo software su misura che automatizza i processi delle aziende: gestionali che tengono insieme dati, documenti e passaggi, integrazioni fra sistemi e automazioni con intelligenza artificiale dove i dati arrivano disordinati. Le tre aree sono descritte nella pagina servizi. Se hai un processo ripetuto che qualcuno fa a mano, raccontacelo: prepariamo il preventivo partendo da quel processo.