Software DVR per consulenti della sicurezza: i documenti dai dati

Se fai consulenza sulla sicurezza sul lavoro, conosci la scena. Un nuovo cliente, un sopralluogo fatto bene, appunti precisi. Poi le serate a riprendere il documento dell’azienda simile dell’anno scorso, cambiare nomi, mansioni e attrezzature, e sperare di non aver lasciato da qualche parte la ragione sociale del cliente precedente.

Chi cerca un software DVR di solito vuole proprio questo: smettere di copiare e incollare. I programmi in commercio aiutano a impostare il documento di valutazione dei rischi. Ma il lavoro di un consulente non finisce con il DVR: ci sono nomine, verbali, procedure, registri, piani, tutti con gli stessi dati dell’azienda riscritti in un file dopo l’altro.

Qui spieghiamo cosa può fare un software, dove ha senso l’intelligenza artificiale e dove invece deve restare fuori, raccontando un progetto che abbiamo costruito per una società di consulenza del settore.

Cosa deve contenere un DVR, in breve

Il documento di valutazione dei rischi è previsto dal Testo unico sulla salute e sicurezza sul lavoro, il decreto legislativo 81 del 2008. La valutazione dei rischi e la redazione del documento sono un obbligo del datore di lavoro che la legge non gli permette di delegare. Il contenuto è indicato dall’articolo 28; in sintesi, fra le altre cose, il documento riporta:

• la relazione sulla valutazione di tutti i rischi e i criteri usati per farla;
• le misure di prevenzione e protezione adottate e i dispositivi di protezione individuale;
• il programma delle misure per migliorare nel tempo i livelli di sicurezza, con le procedure e i ruoli di chi deve attuarle;
• i nomi del responsabile del servizio di prevenzione e protezione, del rappresentante dei lavoratori per la sicurezza e del medico competente che hanno partecipato alla valutazione;
• le mansioni che espongono a rischi specifici e richiedono competenze, esperienza e formazione particolari.

Il documento va rivisto quando l’azienda cambia in modo significativo: nuove lavorazioni, nuove attrezzature, un infortunio importante. Per le realtà più piccole esistono procedure standardizzate. Questa è solo una sintesi: per il tuo caso fa fede il testo della norma, e ogni dubbio va chiarito con il tuo consulente o con l’RSPP.

Si può fare il DVR da soli, con un modello?

È una delle domande più cercate. La risposta onesta è che il modello è la parte facile. Un DVR vale se descrive l’azienda com’è davvero: i reparti, le macchine, le sostanze, le persone e le loro mansioni. Un documento ricavato da un modello e mai confrontato con la realtà è carta, e in caso di controllo o di infortunio non protegge nessuno.

Per questo nessun software, compreso quello che costruiamo noi, «fa il DVR». Il software prepara bozze a partire dai dati. La valutazione la fa una persona competente, e la responsabilità resta al consulente per il lavoro che firma e al datore di lavoro per l’obbligo che la legge gli assegna.

Software DVR pronto o sistema costruito sul tuo studio

I programmi per il DVR in commercio sono pensati per il documento: archivi di rischi, schede, calcoli, stampa. Se segui poche aziende e ti serve soprattutto il DVR, sono spesso la scelta giusta e non ha senso costruire altro.

Il discorso cambia quando lo studio segue molte aziende e produce per ciascuna un pacchetto intero, con un modo di lavorare proprio: modelli affinati negli anni, un linguaggio riconoscibile, controlli interni prima della consegna. Lì il limite del prodotto pronto non è il DVR, sono tutti gli altri documenti che restano fuori.

Il caso: una società di consulenza sulla sicurezza

Per una società di consulenza sulla sicurezza sul lavoro abbiamo costruito un software che parte da un’idea semplice: i dati dell’azienda cliente si inseriscono una volta sola. Da lì il software prepara il pacchetto di documenti che lo studio consegna: valutazioni, piani, procedure, registri, nomine, verbali.

Ogni documento è fatto di tre tipi di parti, e il software le tratta in modo diverso.

• Parti fisse: i testi che lo studio usa sempre, scritti una volta dai consulenti e riportati identici.
• Parti calcolate: tutto ciò che si ricava dai dati dell’azienda con regole precise, sempre uguali.
• Parti scritte dall’intelligenza artificiale: i testi che cambiano da cliente a cliente, preparati come bozza partendo dai dati inseriti.

Prima della consegna il consulente rilegge tutto, corregge e approva. Il software non decide niente sulla valutazione: toglie la ricopiatura e la prima stesura, e lascia al professionista il tempo per la parte che richiede competenza. Il cambiamento che conta è questo: il tempo passa dal copiare al controllare.

Dove l’intelligenza artificiale aiuta, e dove no

Sulla sicurezza sul lavoro bisogna essere precisi, e l’intelligenza artificiale non è precisa per natura. Per questo la usiamo solo dove sbagliare costa poco e un occhio esperto se ne accorge subito.

• Sì: descrizioni di reparti e attività, riassunti del sopralluogo, lettura di documenti scansionati che il cliente manda (visure, elenchi del personale, schede) per estrarne i dati da controllare.
• No: la stima del rischio, le scelte sulle misure, i calcoli, le date. Quelle parti le fanno regole scritte con i consulenti, sempre uguali, oppure le persone.

Come un programma legge un documento scansionato lo spieghiamo in OCR e intelligenza artificiale. Cosa fa davvero l’intelligenza artificiale in un’azienda, e cosa no, è in intelligenza artificiale in azienda.

Cosa chiedere a un software per la gestione della sicurezza sul lavoro

Che tu scelga un prodotto pronto o un sistema su misura, queste domande separano un buon software da uno che sposta solo il problema.

• Quando cambia un dato dell’azienda, per esempio un nuovo RSPP, si aggiornano da soli tutti i documenti che lo riportano?
• Resta traccia delle versioni, di chi ha modificato cosa e quando?
• I documenti escono nel formato e con l’aspetto che consegni oggi, o devi rifarli?
• Le scadenze (formazione, visite, revisioni) si vedono per tutti i clienti in un colpo solo?
• Dove stanno i dati dei lavoratori, chi può vederli e come vengono protetti?

L’ultima domanda non è un dettaglio: nei documenti della sicurezza ci sono dati personali, a volte anche sanitari. Tenerli in un archivio unico e con accessi controllati è meglio che averli sparsi in cartelle condivise, un tema che trattiamo in gestione documentale in azienda.

In pratica

1. Prendi il pacchetto consegnato a un cliente di recente ed elenca tutti i documenti che contiene.
2. Evidenzia in ogni documento i dati che si ripetono: ragione sociale, figure della sicurezza, mansioni, sedi.
3. Dividi i testi in fissi, calcolabili e descrittivi: è lo schema del software che ti serve.
4. Conta quante aziende segui e quante volte all’anno rifai o aggiorni il pacchetto.
5. Prova un software DVR pronto su un cliente vero: se copre quasi tutto il pacchetto, probabilmente ti basta.

Il nostro team costruisce software che trasformano i dati di un cliente in documenti finiti da rileggere, con regole scritte insieme ai professionisti e l’intelligenza artificiale solo dove serve. Se il tuo studio passa più tempo a ricopiare che a valutare, raccontaci il caso nel modulo qui sotto: ti richiamiamo e vediamo insieme se ha senso un progetto su misura, che per noi parte da 5.000 €. Qui trovi come usiamo l’intelligenza artificiale per le aziende.