Gestionale standard o su misura: come scegliere quello giusto

Gestionale standard o su misura? Lo standard è la scelta giusta per contabilità, fatture e paghe, e per i processi comuni a molte aziende del settore. Il su misura conviene quando il modo di lavorare è il motivo per cui i clienti scelgono l’azienda, quando le eccezioni sono la regola e quando i dati passano a mano fra programmi.

Chi si fa questa domanda di solito ha una decisione davanti. Il gestionale attuale non regge più, oppure non c’è mai stato e l’azienda gira su fogli e messaggi. Le classifiche online danno dieci nomi e un voto. Il problema è che «il più usato» risponde a una domanda diversa da «quale serve a noi».

Qui mettiamo in fila le famiglie di gestionali standard più diffuse, spieghiamo quando un prodotto standard è la scelta giusta e quando invece il tuo processo merita un gestionale costruito apposta. Senza classifiche a punti, che cambiano a seconda di chi le scrive.

I gestionali standard più diffusi, per famiglia

Non esiste una classifica ufficiale. Ogni elenco che trovi online riflette chi lo scrive: un produttore, un rivenditore, un portale di confronto. Quello che si può dire con onestà è che i gestionali più diffusi nelle piccole e medie aziende italiane appartengono a poche famiglie.

• Contabilità e fatturazione. I prodotti più diffusi sono quelli che i commercialisti conoscono meglio, e questo pesa molto nella scelta.
• ERP per le PMI. I grandi gestionali per le PMI coprono più reparti in un unico sistema, con moduli da attivare.
• Gestionali di settore. Per ristoranti, studi legali, agenzie immobiliari, officine. Fanno bene un mestiere e uno solo.
• CRM. Programmi per seguire clienti e trattative, spesso affiancati al gestionale.

«Più usato» spesso vuol dire «più venduto attraverso i commercialisti» o semplicemente «più conosciuto». Sono ottime ragioni per la contabilità. Sono ragioni deboli per il processo che fa guadagnare l’azienda. Sulla differenza fra ERP e gestionale c’è un articolo a parte: ERP o gestionale, la differenza spiegata senza gergo.

I tipi di gestionali più comuni, e per cosa servono

Serve capire cosa stai comprando, perché sotto la parola «gestionale» stanno programmi molto diversi fra loro.

• Amministrativo: prima nota, fatture, scadenze, bilancio. È il cuore di tutti i prodotti standard.
• Magazzino e logistica: giacenze, carichi e scarichi, ordini a fornitore.
• Commerciale: preventivi, ordini, listini, provvigioni.
• Produzione e commesse: distinte, avanzamento, ore e materiali per ogni lavoro.
• Documentale: archivio dei documenti collegati a clienti, pratiche, commesse.
• Verticale: tutto quello che serve a un mestiere preciso, e niente di più.

Un’azienda piccola di solito ne usa due o tre, di produttori diversi, che non si parlano. È lì che nasce il foglio Excel di collegamento, di cui parliamo in gestionale in Excel: quando basta e quando è ora di cambiare.

Quando il prodotto standard è la risposta giusta

Lo diciamo spesso alle aziende che ci chiamano: in questi casi non serve un software su misura, sarebbe uno spreco.

• Contabilità, fatturazione elettronica, paghe. Sono regolate dalla legge, uguali per tutti, e i prodotti standard le aggiornano quando cambia una norma. Non ha senso riscriverle.
• Il tuo processo somiglia a quello di molte altre aziende del settore. Un negozio, un ristorante, un albergo hanno gestionali di settore maturi e collaudati.
• Hai poche persone, pochi dati e nessuna integrazione da fare con altri sistemi.
• Ti serve partire la settimana prossima.

In questi casi il canone mensile è denaro ben speso, e la nostra risposta è il nome di un prodotto da guardare, non un preventivo.

Un’avvertenza sulla parola «personalizzabile», che compare in quasi tutte le schede prodotto. Di solito vuol dire che si possono aggiungere campi, cambiare le stampe e attivare moduli. Non vuol dire che il programma seguirà il tuo processo se è diverso da quello previsto dal produttore. Prima di firmare, chiedi di vedere come gestisce le tue tre eccezioni più frequenti, non la demo standard.

Quando serve un gestionale su misura

Ci sono segnali precisi. Se ne riconosci due o tre, il prodotto standard ti sta costando più di quanto sembri dalla fattura del canone.

• Il processo è il tuo vantaggio. Il modo in cui segui una pratica, componi un preventivo o gestisci una commessa è il motivo per cui i clienti ti scelgono. Un programma fatto per tutti lo appiattisce.
• Le eccezioni sono la regola. Ogni lavoro ha una variante, e il gestionale standard le gestisce con un campo note che nessuno legge.
• Due o tre programmi che non si parlano. I dati vengono ricopiati da uno all’altro, con gli errori che ne seguono.
• Il foglio Excel accanto al gestionale. Se per lavorare davvero serve un foglio a parte, il gestionale non copre il processo.
• Usi poche funzioni e te ne mancano tre. Il prodotto «completo» ha cento cose che non servono e non ha le tre che servono ogni giorno.
• I clienti chiedono a che punto siamo. E per rispondere servono telefonate interne.

Un gestionale su misura mette dati, documenti e attività dentro un unico sistema, nell’ordine in cui lavori già. Come cambia il ragionamento in alcuni mestieri lo raccontiamo nelle pagine sul gestionale per ristoranti, sul gestionale per agenzie immobiliari e sul gestionale per officine. Costa di più all’inizio, come spieghiamo in quanto costa un software gestionale personalizzato, ed è per questo che ha senso solo quando il processo vale quel prezzo.

Gestionale standard o su misura: il confronto in una tabella

La terza via: standard per la contabilità, su misura per il processo

Nella maggior parte dei progetti che seguiamo la risposta non è «uno o l’altro». La contabilità resta sul prodotto standard che il commercialista conosce. Il processo che fa lavorare l’azienda, quello che oggi vive in Excel e nelle email, va in un gestionale costruito apposta. I due si parlano attraverso un’integrazione, così le fatture nascono dai dati del processo e nessuno ricopia niente. In concreto: le anagrafiche vivono in un posto solo, il gestionale su misura passa al programma di contabilità i dati della fattura quando il lavoro è chiuso, e la contabilità restituisce lo stato dell’incasso. Le tre cose che costruiamo, gestionali, automazioni e integrazioni, sono descritte nella pagina servizi.

È quello che abbiamo fatto per Legge3, uno studio legale che segue pratiche di sovraindebitamento. Lavoravano su carta: faldoni, contratti stampati e firmati a mano, documenti da ritrovare quando servivano. Abbiamo costruito il gestionale collegando le richieste dei clienti, i documenti della pratica, i report, i contratti e la firma elettronica. Non un prodotto adattato: il loro processo, messo in un sistema. Il caso è raccontato nella pagina sul software gestionale su misura.

Esiste anche una strada di mezzo, quella delle piattaforme low code e no code, con cui si compongono moduli e automazioni senza scrivere codice. Per alcune esigenze interne semplici sono la risposta giusta; per un processo con regole sue e integrazioni profonde si inceppano. Cosa fanno bene e dove si fermano lo spieghiamo in low code, no code o software su misura.

In pratica

1. Separa su un foglio le attività regolate dalla legge (fatture, paghe, adempimenti) da quelle che sono il tuo modo di lavorare.
2. Per le prime, chiedi al commercialista quale prodotto usa volentieri: è la scelta che ti farà perdere meno tempo.
3. Per le seconde, conta i fogli Excel e i passaggi a mano che oggi le tengono in piedi.
4. Se sono più di due o tre, descrivi il processo su una pagina: da dove parte, chi ci mette le mani, dove finisce.
5. Con quella pagina chiedi due preventivi, uno a un produttore standard e uno per un gestionale su misura, e confrontali su tre anni, non sul primo mese.

Noi facciamo la seconda parte: gestionali costruiti sul processo dell’azienda, integrati con la contabilità che hai già, per progetti da 5.000 €. Se il tuo processo merita un sistema suo, raccontacelo nella pagina dedicata: prepariamo il preventivo partendo dal problema.