Come scegliere una software house: le domande da fare prima di firmare

«Abbiamo tre preventivi e non riusciamo a confrontarli.» È la frase che sentiamo più spesso da chi cerca una software house per la prima volta. Uno propone un canone mensile, uno un prezzo a corpo, il terzo un numero di giornate. Nessuno dei tre spiega cosa succede se il lavoro va male.

Scegliere una software house non è come scegliere il fornitore della cancelleria. Il programma che ti consegnano diventa il posto dove sta il tuo lavoro per anni. Se il rapporto finisce, non cambi semplicemente fornitore: devi trovare qualcuno disposto a mettere le mani su un codice che non ha scritto.

Qui sotto trovi le domande da fare prima di firmare. Sono le stesse che i clienti fanno a noi, perché VELOCIA è una software house e sappiamo dove nascono i problemi. Alla fine rispondiamo anche noi, così puoi confrontare.

Software house: cos’è e cosa fa

Una software house è un’azienda che progetta, sviluppa e mantiene software: gestionali, applicazioni web e per smartphone, collegamenti fra programmi. In italiano si dice anche casa di sviluppo. A differenza di chi rivende i programmi di altri, scrive il codice: un prodotto proprio da vendere a molti clienti, oppure un software su commessa costruito per un cliente solo.

Le due strade sono diverse: il prodotto proprio è uguale per tutti i clienti, la commessa nasce dal modo di lavorare di uno. Molte software house fanno tutte e due le cose, e conviene capire subito quale delle due ti stanno proponendo.

Una software house di solito non vende computer, non gestisce la tua rete e non installa il gestionale di un altro produttore: quello lo fa il rivenditore o il consulente di quel prodotto. Se cerchi un gestionale costruito sul tuo processo, cerca chi scrive codice, non chi lo rivende.

Quante software house ci sono in Italia? Migliaia, di ogni dimensione: dal programmatore che lavora da solo alla società con centinaia di persone. Il numero esatto dipende da come le si conta e non aiuta a scegliere. Aiuta invece sapere che tipo di fornitore hai davanti.

I tre tipi di fornitore che incontrerai

• Il programmatore da solo o il piccolo studio. Veloce a partire, costa meno, parla direttamente con te. Il rischio è la dipendenza da una persona: se si ammala, cambia mestiere o è pieno di lavoro, il tuo programma aspetta.
• La software house di prodotto che fa anche personalizzazioni. Conosce benissimo il suo prodotto e meno il tuo processo. Il «su misura» rischia di essere un adattamento: il loro programma con qualche campo in più, e le tue eccezioni gestite a mano.
• La software house su commessa. Parte dal tuo processo e scrive il programma intorno. Costa più di un prodotto già fatto e richiede il tuo tempo nelle fasi iniziali. In cambio il risultato somiglia a come lavori, non a come lavora la media dei clienti.

Nessuno dei tre è giusto in assoluto. Se il tuo processo è uguale a quello di mille altre aziende, un prodotto standard con un buon rivenditore è la scelta migliore. Abbiamo scritto quando conviene lo standard e quando il su misura: vale la pena leggerlo prima di chiedere preventivi.

Le domande da fare a una software house prima di firmare

Sei domande. Falle a tutti i fornitori nello stesso modo e confronta le risposte, non i prezzi. Un preventivo si capisce solo dopo.

1. Chi scrive il codice?

Persone interne, collaboratori esterni, un’azienda in un altro paese? Non c’è una risposta sbagliata, ma c’è una risposta nascosta. Chiedi di parlare con chi lavorerà davvero sul tuo programma. Se il commerciale è l’unica persona che vedrai, chi conosce il tuo processo non è chi lo tradurrà in codice.

2. Di chi è il codice?

È la domanda che quasi nessuno fa e che conta di più. Il programma che paghi deve essere tuo, con i file sorgenti consegnati e il diritto di farli modificare da altri. Se il contratto parla di «licenza d’uso» su un software su misura, stai pagando per costruire qualcosa che resta di proprietà di chi lo costruisce. A volte va bene, ma deve essere una scelta, non una sorpresa.

3. Cosa succede se ci lasciamo?

Chiedilo prima di iniziare, quando nessuno è arrabbiato. Le cose da mettere per iscritto: i sorgenti e la documentazione vengono consegnati, i dati si possono esportare in un formato leggibile, un altro fornitore può proseguire senza chiedere permessi. Se la risposta è vaga, la vaghezza costerà cara proprio nel momento peggiore.

4. Come si stima il prezzo?

Prezzo a corpo su un perimetro scritto, oppure a giornate, oppure canone. Ogni formula ha un senso, ma va capito chi si assume il rischio. A corpo il rischio è del fornitore, e per questo il perimetro deve essere preciso. A giornate il rischio è tuo, e serve un modo per controllare l’avanzamento. Il canone va bene se comprende anche la manutenzione e finisce quando finisce il servizio. Su cosa fa il prezzo abbiamo scritto quanto costa un software gestionale su misura.

5. Come si consegna e come si prova?

Una consegna unica alla fine è il modo migliore per scoprire tardi che qualcosa non va. Chiedi tappe intermedie, ognuna con qualcosa che le tue persone possono usare o almeno provare. E chiedi chi decide che una tappa è finita: dovrebbe essere chi userà il programma, non il titolare da solo e non il fornitore.

6. Cosa succede dopo la consegna?

Il software vive: cambiano le leggi, i fornitori, i tuoi processi. Chiedi come funziona la manutenzione, in quanto tempo rispondono a un blocco, quanto costa una modifica piccola e come si decide una modifica grande. Un fornitore serio ha una risposta pronta, perché è la parte del lavoro che fa tutti i giorni.

I segnali di allarme

• Un prezzo arriva prima che qualcuno abbia visto come lavori. Non può essere una stima: è un numero per farti firmare.
• «Facciamo tutto.» Chi fa tutto non ha un metodo per dirti di no, e il no è la cosa più utile che un fornitore può dire in fase di preventivo.
• Nessun lavoro che si possa vedere o di cui si possa parlare con chi lo usa.
• Il perimetro non è scritto, o è scritto in una riga. Le discussioni sul prezzo nascono quasi sempre lì.
• Tempi molto più corti degli altri per lo stesso lavoro. O hanno capito meno, o consegneranno meno.
• Il codice resta loro e non te lo dicono finché non chiedi.

Come rispondiamo noi alle stesse domande

Sarebbe strano scrivere queste domande e non rispondere. VELOCIA è una software house su commessa, fondata da Francesco Caruccio, e costruisce gestionali, automazioni e integrazioni sul processo del cliente.

• Chi scrive il codice. Noi. Usiamo strumenti di intelligenza artificiale per andare più veloci, ma il programma lo progettiamo, lo controlliamo e lo firmiamo noi. Chi parla con te al primo incontro è chi poi costruisce.
• Di chi è il codice. Lo scriviamo nel contratto prima di partire. La nostra posizione è semplice: chi paga lo sviluppo deve poter continuare senza di noi, con sorgenti e documentazione.
• Il prezzo. Prima il perimetro scritto, poi il prezzo a corpo su quel perimetro. Lavoriamo su progetti da 5.000 € in su: sotto quella cifra ti diciamo che conviene un prodotto già fatto, e a volte te lo diciamo anche sopra.
• La consegna. A tappe, provate da chi userà il programma. Il gestionale di uno studio legale che seguiva pratiche di sovraindebitamento è nato così: prima le pratiche e i documenti, poi i contratti con la firma elettronica. È raccontato nella pagina dedicata ai gestionali su misura.
• Dopo. La manutenzione si concorda insieme al progetto, non dopo. Le fasi complete sono descritte in come nasce un software su misura.

In pratica

1. Prima di chiedere preventivi, scrivi in una pagina come funziona oggi il processo che vuoi mettere nel software: chi fa cosa, con quali file, dove si perde tempo.
2. Manda le sei domande a tutti i fornitori, uguali. Confronta le risposte prima dei numeri.
3. Chiedi di parlare con chi scriverà il codice, anche solo mezz’ora.
4. Chiedi un lavoro già consegnato e, se possibile, il contatto di chi lo usa.
5. Non firmare senza il perimetro scritto e la clausola su proprietà del codice e uscita.

Se a queste domande vuoi le nostre risposte dette a voce, sul tuo caso, siamo a disposizione. Raccontaci il processo: ti diciamo se ha senso un software su misura e, se sì, prepariamo il perimetro e il preventivo.