Report aziendali: esempi utili e come farli senza perderci ore

I report aziendali sono documenti periodici che raccontano con i numeri come va una parte dell’azienda: vendite, incassi, margini per commessa, magazzino, attività svolte. Gli esempi più utili per una PMI rispondono a una domanda precisa di chi li legge. Un buon report dice cosa è successo, lo confronta con un riferimento e indica cosa fare.

L’ultimo giorno del mese qualcuno in amministrazione apre quattro programmi, esporta, incolla in un foglio Excel, corregge le formule che si sono rotte, aggiunge due grafici e manda tutto via mail. Ci mette una giornata. Il report arriva, lo apri, lo scorri, e la domanda che avevi davvero (perché questo mese il margine è sceso?) non trova risposta. Il mese dopo si ricomincia.

In rete, cercando «report aziendali», trovi soprattutto modelli grafici da scaricare e siti che vendono informazioni su altre aziende (fatturato, bilanci, visure). Qui parliamo d’altro: i report interni con cui una PMI si governa, con esempi concreti, come si scrivono e quanto costa farli fare a un programma invece che a una persona.

Cosa sono i report aziendali

Un report aziendale è un riepilogo fatto a intervalli fissi, per una persona che deve prendere decisioni su quel tema. Si distingue dalla dashboard perché si legge con calma e scende nel dettaglio: la dashboard ti dice che una spia è accesa, il report ti spiega perché. Della dashboard parliamo in dashboard aziendale e business intelligence.

I report si dividono di solito in quattro famiglie:

• Report periodici: escono ogni settimana o ogni mese, sempre uguali, e permettono di confrontare un periodo con l’altro.
• Report di eccezione: arrivano solo quando qualcosa esce dalla norma (un cliente che supera il fido, un articolo sotto scorta, una commessa che sfora le ore).
• Report di analisi: si fanno una volta per rispondere a una domanda («quali clienti ci fanno guadagnare davvero?»).
• Report per l’esterno: per la banca, i soci, un cliente a cui rendi conto del lavoro fatto.

Report aziendali: esempi concreti per una PMI

Gli esempi che seguono sono quelli che servono più spesso in una PMI. Per ciascuno: chi lo legge, ogni quanto e cosa contiene.

Il report sulle attività svolte merita una parola in più, perché è quello che molti cercano. Serve a chi lavora a ore o a intervento (consulenti, studi professionali, manutentori) per rendere conto al cliente e per capire se il contratto è ancora conveniente. Funziona se i dati si raccolgono mentre si lavora, con un rapportino, e non ricostruendoli a fine mese: ne parliamo in rapportino di intervento in app.

Come si scrive un report aziendale

Un report si scrive partendo dalla decisione che deve aiutare a prendere, e mettendo in cima la risposta. Chi lo legge ha pochi minuti. Una struttura che funziona quasi sempre:

1. Tre righe di sintesi: cosa è successo, se è bene o male, cosa suggerisci di fare.
2. I numeri principali, sempre con un confronto: rispetto al periodo prima, all’anno prima o a un obiettivo. Un numero da solo non dice niente.
3. Le eccezioni: i clienti, le commesse, gli articoli che si discostano, con il motivo quando lo conosci.
4. Il dettaglio, in fondo o in allegato, per chi vuole controllare.
5. Da dove vengono i dati e fino a che giorno sono aggiornati, in una riga.

Due regole da tenere sempre. Ogni numero deve essere calcolato allo stesso modo ogni mese, altrimenti i confronti non valgono. E un report che nessuno legge da tre mesi va tolto, non migliorato.

Cos’è un report di business intelligence

Un report di business intelligence è un report che si compone da solo, prendendo i dati direttamente dai programmi dell’azienda. Nessuno esporta, nessuno incolla: il report è pronto il primo del mese, con i numeri di tutti i sistemi messi d’accordo.

La differenza con il foglio Excel fatto a mano non è l’aspetto grafico. È che il calcolo è scritto una volta e vale sempre, e che i dati arrivano dalla fonte, senza errori di copia. Cosa sia la business intelligence nel suo insieme lo trovi in business intelligence: cos’è e a cosa serve.

Oggi al report si può aggiungere anche un commento scritto dall’intelligenza artificiale: ChatGPT o Claude, collegati ai dati, possono scrivere le tre righe di sintesi e segnalare le eccezioni. Va bene come prima bozza, purché una persona la rilegga prima di decidere. Ne parliamo in intelligenza artificiale e business intelligence.

Quanto costa fare i report, a mano o in automatico

Il costo di un report fatto a mano non si vede in fattura: sono le ore di chi lo prepara ogni mese, più il costo delle decisioni prese su numeri sbagliati. Il primo si calcola facilmente: ore al mese per costo orario per dodici. Il secondo è più difficile, ma spesso è quello che pesa di più.

Le strade possibili sono tre, e la prima va benissimo per molte aziende.

Se in azienda qualcuno passa giorni ogni mese a comporre report che poi nessuno legge fino in fondo, raccontacelo nel modulo in fondo alla pagina: ti richiamiamo entro 30 secondi e ti diciamo quale strada vediamo, anche se è la prima.

Il costo di un progetto su misura dipende da quante fonti vanno collegate, da quanto sono in ordine i dati e da quanti report servono, non dal numero di grafici. I nostri progetti partono da 5.000 €; cosa fa salire o scendere il prezzo l’abbiamo spiegato in quanto costa un software gestionale personalizzato.

Un esempio vero: i report dentro il lavoro

I report più affidabili sono quelli che nessuno deve comporre, perché i dati si raccolgono già mentre si lavora. Nel gestionale che abbiamo costruito per Legge3, uno studio legale che segue pratiche di sovraindebitamento e prima lavorava su carta, richieste dei clienti, documenti, contratti e firma elettronica stanno nello stesso posto della pratica, e i report della pratica fanno parte del gestionale. Accanto al gestionale abbiamo costruito altri due sistemi con l’intelligenza artificiale: uno legge i documenti scansionati, ne estrae i dati e li collega alla pratica; l’altro prepara in Word i report e i documenti legali partendo dai documenti fiscali, come CU e 730. Non c’è un file da aggiornare a fine mese: la situazione si vede senza chiedere a nessuno.

È la stessa idea che sta dietro all’automazione dei processi aziendali: prima si sistema il modo in cui il lavoro viene registrato, poi i report vengono da sé.

In pratica: cosa fare questa settimana

1. Elenca i report che circolano oggi in azienda, chi li prepara e quante ore ci mette.
2. Per ciascuno, chiedi a chi lo riceve quale decisione ci prende. Se non ne prende nessuna, toglilo.
3. Per quelli che restano, scrivi in cima tre righe di sintesi, da questo mese.
4. Controlla se il gestionale che usi ha già quei report: spesso ci sono e nessuno li ha mai aperti.
5. Segna i numeri che si ottengono solo ricopiando a mano: sono i primi da automatizzare.

Da 18 anni costruiamo software su misura per aziende, e spesso il lavoro comincia proprio da un report che richiede troppe ore: dietro c’è quasi sempre un processo con dati sparsi in troppi posti. Se è il tuo caso, raccontacelo nel modulo qui sotto: ti richiamiamo, e se ti basta il gestionale che hai già te lo diciamo alla prima telefonata. Qui trovi come lavoriamo sul software su misura.