Controllo gestionale in azienda: cosa fa e quale software usare

Il controllo gestionale, o controllo di gestione, è il lavoro con cui un’azienda confronta quello che aveva previsto con quello che sta succedendo, abbastanza presto da poter correggere. In pratica misura costi, ricavi e margini per commessa, cliente o prodotto, spiega perché i numeri si scostano dal budget e dà a chi decide pochi indicatori aggiornati.

«Il fatturato lo so. Quanto guadagno su ogni commessa, lo scopro a fine anno.» Lo dice più di un titolare, e di solito aggiunge che i numeri ci sono tutti: nella contabilità, nel gestionale, nei fogli delle ore, nel magazzino. Il problema è che stanno in quattro posti e nessuno li mette insieme in tempo per decidere. Se ti riconosci, il controllo di gestione è la cosa che ti manca, e non per forza richiede un nuovo software.

Qui trovi cosa fa il controllo di gestione in azienda, in cosa è diverso dalla contabilità, le sue fasi e i suoi strumenti, e poi la scelta pratica: foglio Excel, software pronto o strumento costruito sui tuoi dati.

Cosa fa il controllo di gestione in un’azienda

Il controllo di gestione trasforma i numeri dell’azienda in risposte a domande precise, in tempo per decidere. La contabilità ti dice com’è andata, per il fisco. Il controllo di gestione ti dice come sta andando adesso, per te.

In una PMI le domande sono quasi sempre le stesse: quanto margine lascia ogni commessa, cliente o prodotto; quali costi stanno crescendo più del previsto; se a questo ritmo arriviamo all’obiettivo dell’anno; quanta cassa avremo fra tre mesi. I compiti che ne derivano sono questi:

• Preparare il budget insieme alla direzione: ricavi e costi previsti, mese per mese e area per area.
• Raccogliere i dati consuntivi da contabilità, gestionale, fogli ore, magazzino, e attribuirli a chi li ha generati.
• Calcolare costi e margini per commessa, prodotto, cliente o reparto.
• Spiegare gli scostamenti fra previsto e reale, con il perché, non solo con la differenza.
• Preparare il cruscotto per la direzione e proporre le correzioni.

Chi lo fa? Nelle aziende più strutturate c’è un controller, una persona dedicata. In una PMI il lavoro lo fanno di solito il responsabile amministrativo, il titolare e il commercialista, ciascuno per un pezzo. Il rischio è che, essendo di tutti, alla fine non lo faccia nessuno con regolarità.

Differenza tra contabilità e controllo di gestione

Le due attività usano in parte gli stessi numeri, ma rispondono a domande diverse. La confusione nasce qui: molti titolari pensano di avere un controllo di gestione perché il commercialista manda il bilancio ogni trimestre.

Domanda	Contabilità generale	Controllo di gestione
Per chi	Fisco, banche, soci	Chi guida l’azienda
È obbligatoria?	Sì, con regole di legge	No, le regole le decide l’azienda
Come guarda i costi	Per natura: affitti, stipendi, materiali	Per destinazione: quale commessa, quale prodotto, quale cliente
Quando	A chiusura del periodo	Durante, il prima possibile
Guarda	Soprattutto al passato	Al passato per correggere il futuro

La contabilità è la base: i costi registrati lì sono gli stessi che il controllo di gestione ridistribuisce. Per questo il commercialista è quasi sempre coinvolto nell’impostazione, anche quando il lavoro di tutti i giorni lo fa qualcun altro.

Le 4 fasi del controllo di gestione

I manuali descrivono il controllo di gestione come un giro che si ripete, di solito ogni mese. Le fasi sono quattro:

1. Pianificare. Si fissano gli obiettivi e si traducono in un budget: quanto vogliamo fatturare, con quali costi, con quale margine.
2. Misurare. Si raccolgono i dati reali del periodo e si attribuiscono a commesse, prodotti, reparti.
3. Confrontare e analizzare. Si mettono accanto previsto e reale e si cerca il perché delle differenze: più ore del previsto, un materiale rincarato, un cliente che paga in ritardo.
4. Correggere. Si decide cosa cambiare: prezzi, organizzazione, fornitori, oppure il budget stesso se era sbagliato.

Alcuni testi parlano di tre fasi, guardando al tempo: il controllo preventivo (prima, con il budget), quello concomitante (durante, mentre il lavoro si fa) e quello consuntivo (dopo, a periodo chiuso). È lo stesso giro visto da un’altra angolazione. Nelle PMI la fase che si inceppa è quasi sempre la seconda: misurare costa fatica, i dati arrivano tardi, e senza dati puntuali le altre fasi girano a vuoto.

Gli strumenti del controllo di gestione

Qualunque programma tu scelga, dentro devono esserci questi strumenti. Sono i nomi che trovi nei manuali, spiegati per chi guida un’azienda:

• Il budget: la previsione di ricavi e costi per l’anno, divisa per mesi e per aree.
• La contabilità analitica: i costi attribuiti a chi li genera (reparti, commesse, prodotti, clienti), non solo registrati per natura.
• I centri di costo: le caselle in cui si raccolgono i costi, per esempio produzione, commerciale, amministrazione.
• L’analisi degli scostamenti: la differenza fra previsto e consuntivo, con il perché.
• Gli indicatori: pochi numeri guardati ogni mese (margine per commessa, ore vendute su ore lavorate, giorni medi di incasso), raccolti in un cruscotto.
• La previsione di cassa: incassi e pagamenti attesi nei mesi successivi.

Nessuno di questi strumenti è difficile da capire. La parte faticosa è un’altra: avere i dati giusti, puliti e aggiornati, nel momento in cui servono. Ed è qui che entra in gioco il programma che usi.

Controllo di gestione in Excel: fin dove arriva

Quasi tutte le PMI cominciano da un foglio Excel, ed è giusto così. Per un’azienda piccola, con un responsabile amministrativo che conosce bene i numeri, un buon foglio di budget e consuntivo è lo strumento più rapido ed economico che ci sia. Il foglio comincia a cedere quando succede una di queste cose:

• ogni mese qualcuno passa giornate a esportare dati da tre programmi e a incollarli, e il report arriva quando il mese dopo è già a metà;
• il file lo sa usare una persona sola, e se quella persona è in ferie il controllo di gestione si ferma;
• girano più versioni dello stesso file e nessuno sa quale sia quella buona;
• un errore in una formula sposta un margine, e nessuno se ne accorge.

Sono gli stessi segnali che descriviamo per i gestionali in gestionale in Excel: quando basta e quando è ora di cambiare. Il foglio non è sbagliato: è arrivato al limite di quello che può reggere.

Software per il controllo di gestione: pronto o su misura

Un software pronto basta quando i dati che ti servono stanno quasi tutti in un programma che il prodotto sa già leggere. I migliori sono strumenti seri: leggono la contabilità, hanno i modelli di budget, i report per centro di costo e i cruscotti. Molti grandi gestionali per le PMI hanno un modulo di controllo di gestione che si attiva a parte. Il lavoro è soprattutto di impostazione, con il commercialista o un consulente. Prima di comprare, chiedi una prova con i tuoi dati veri e chiedi chi costruisce i collegamenti con i programmi che il prodotto non legge da solo: è lì che i preventivi crescono.

Il su misura serve quando il problema non è il cruscotto, ma i dati che ci finiscono dentro. Succede spesso nelle aziende che lavorano su commessa o su pratica: le ore stanno in un programma, i materiali in un altro, i costi dei fornitori in contabilità, i ricavi nelle fatture, e il legame fra tutti questi numeri non lo tiene nessun programma. Lo tiene la memoria di qualcuno. In questi casi il nostro lavoro ha tre parti:

1. Raccogliere i dati alla fonte. Colleghiamo i programmi che già usi, così i numeri arrivano da soli. Se un dato oggi non viene registrato (per esempio le ore per commessa), prepariamo il modo più semplice per registrarlo.
2. Legarli fra loro. Ogni costo e ogni ricavo trova la sua commessa, il suo cliente, il suo prodotto, secondo le regole della tua azienda.
3. Mostrarli a chi decide. Pochi indicatori, aggiornati, con la possibilità di aprire un numero e vedere da dove viene.

Voce	Excel	Software pronto	Su misura
Costo iniziale	Quasi nullo	Canone più impostazione	Investimento, da 5.000 € per i nostri progetti
Da dove arrivano i dati	Copiati a mano	Dai programmi che il prodotto sa leggere	Da tutti i programmi che usi, collegati
Tempo per avere i numeri	Giorni a fine mese	Rapido se i dati sono già in ordine	Aggiornati di continuo
Regole dell’azienda	Nelle formule, fragili	Quelle previste dal prodotto	Le tue, scritte nel programma
Quando conviene	Azienda piccola, pochi dati	Dati quasi tutti in un programma	Commesse, pratiche, dati sparsi

Se i tuoi dati sono sparsi in tre o quattro programmi e il report arriva sempre a mese finito, raccontacelo nel modulo in fondo alla pagina: ti richiamiamo entro 30 secondi e ti diciamo con franchezza se ti basta un prodotto pronto.

Spesso il controllo di gestione su misura non è un programma a sé: è la parte che manca a un gestionale delle commesse. Ne parliamo in gestione delle commesse: perché il foglio condiviso smette di reggere. E se non ti è chiaro dove finisce il gestionale e dove comincia un sistema più grande, può esserti utile ERP o gestionale: la differenza. Nessuna delle tre strade sostituisce la testa di chi legge i numeri: il software raccoglie e mostra, le decisioni restano a te.

In pratica

1. Scrivi le cinque domande a cui vorresti una risposta ogni mese, per esempio quanto margine lascia ogni commessa.
2. Per ogni domanda, segna in quale programma o file stanno oggi i dati che servono.
3. Misura quanto tempo passa ogni mese chi prepara i report a mano: è il primo costo da confrontare.
4. Chiedi al commercialista se la contabilità può già darti i costi per centro di costo o per commessa.
5. Se i dati sono sparsi in molti posti, o se un dato chiave non viene registrato, parti da lì: è il cuore del progetto.

Il nostro team sviluppa da 18 anni gestionali su misura e collegamenti fra programmi, ed è proprio questo lavoro che rende possibile un controllo di gestione fatto sui dati veri. Se i tuoi numeri sono sparsi e il report arriva sempre troppo tardi, raccontaci il caso nel modulo qui sotto: ti richiamiamo e capiamo insieme da dove partire. Intanto puoi vedere come lavoriamo nella pagina sul software gestionale su misura.