Dematerializzazione: significato e come si fa con i documenti

Dematerializzazione significa fare a meno della carta come supporto: un documento, un titolo o un servizio che prima esisteva come oggetto fisico esiste solo in forma digitale, e vale lo stesso. Per un’azienda o uno studio vuol dire che i documenti nascono, si firmano, si archiviano e si ritrovano senza passare dalla stampante.

Ti riconosci? Una stanza piena di faldoni, un contratto che va stampato, firmato dal cliente, scansionato «per averne una copia» e rimesso nel faldone giusto. Quando serve un documento, qualcuno si alza e va a cercarlo. Hai già comprato uno scanner, e forse hai anche un archivio di PDF: eppure la carta continua a girare come prima.

Qui trovi il significato della parola, gli esempi che incontri tutti i giorni, la differenza con la digitalizzazione, come funziona nella pubblica amministrazione e le fasi per dematerializzare i documenti in azienda, con un caso vero raccontato passo per passo.

Dematerializzazione: il significato della parola

Dematerializzare vuol dire togliere la materia, cioè il supporto fisico, lasciando intatto il valore. La parola nasce in finanza e nell’amministrazione, ma oggi descrive qualunque passaggio dalla carta (o da un oggetto) a un dato che vive in un sistema informatico.

Le domande che si fanno più spesso su Google hanno risposte semplici:

Cosa vuol dire dematerializzato? Che una cosa esiste solo in forma digitale. Un documento dematerializzato non ha un originale di carta nel cassetto: l’originale è il file, con i suoi dati e, quando serve, la sua firma elettronica.
Cosa vuol dire «in forma dematerializzata»? È l’espressione che si trova nei contratti e nelle comunicazioni ufficiali: il titolo, la ricetta, il biglietto o il documento ti viene dato come dato digitale, non come foglio. Le azioni quotate in borsa, per esempio, da anni non si stampano più e si dice che sono in forma dematerializzata.
Qual è un sinonimo di dematerializzazione? Nel parlare comune si usa «digitalizzazione», ma non è la stessa cosa (lo vediamo sotto). Più vicini sono «smaterializzazione» e, parlando di uffici, «ufficio senza carta».

Gli esempi li hai già in tasca: la ricetta del medico che arriva come codice sul telefono, la fattura elettronica che passa dal Sistema di Interscambio, il biglietto del treno sul telefono, l’estratto conto nell’app della banca. In tutti questi casi la carta non è stata scansionata: semplicemente non c’è più.

Cosa si intende per dematerializzazione dei documenti

La dematerializzazione documentale è l’applicazione di questa idea ai documenti di un’organizzazione: fare in modo che il documento nasca, viaggi, si firmi, si archivi e si ritrovi senza passare dalla stampante. Non «avere anche una copia digitale». La carta, se resta, è un’eccezione e non la regola.

Riguarda due flussi diversi. Il primo sono i documenti che arrivano da fuori ancora su carta (moduli dei clienti, documenti d’identità, vecchi contratti): qui si acquisiscono e si trasformano in dati. Il secondo, più importante, sono i documenti che produci tu: contratti, preventivi, relazioni, verbali. Questi possono nascere digitali fin dall’inizio, ed è lì che si toglie davvero la carta dal lavoro.

Per un’azienda o uno studio privato è una scelta, con alcune eccezioni in cui la legge impone forme precise (le fatture elettroniche e la loro conservazione, per esempio). Su cosa vale per il tuo caso conviene sentire il commercialista o il consulente: qui parliamo di come si organizza il lavoro, non di obblighi.

Dematerializzazione e digitalizzazione: la differenza

Digitalizzare un documento vuol dire trasformare la carta in un file: la scansione. Dematerializzare vuol dire togliere la carta dal processo. Le due parole si usano come sinonimi, e la confusione costa cara: si può digitalizzare tutto l’archivio e non aver dematerializzato niente.

Domanda	Digitalizzazione	Dematerializzazione
Cosa produce	Un file, di solito un PDF, che riproduce il foglio	Un documento che esiste solo in forma digitale, con i suoi dati e il suo stato
Dove nasce il documento	Su carta, poi viene scansionato	Nel sistema, dai dati della pratica
Come si firma	A mano sul foglio, poi si scansiona di nuovo	Con una firma elettronica, dentro il sistema
Come si ritrova	Per nome del file, se qualcuno l’ha scritto bene	Per cliente, pratica, tipo, data, stato
Cosa cambia nel lavoro	Poco: la carta è sostituita da una cartella	Molto: il giro stampa, firma, scansione, archivio sparisce
Quando basta	Per l’archivio storico e i documenti che arrivano su carta	Quando i documenti sono il cuore del lavoro quotidiano

La scansione resta necessaria per i documenti che arrivano da fuori su carta e per il vecchio archivio. Ma è un pezzo del percorso, non il traguardo. Se in ufficio si stampa ancora per far firmare, o se un documento si trova solo chiedendo a chi l’ha salvato, raccontacelo nel modulo in fondo alla pagina: ti richiamiamo entro 30 secondi e ti diciamo da dove partiremmo.

Come funziona la dematerializzazione nella pubblica amministrazione

Per la pubblica amministrazione la dematerializzazione non è una scelta. Il Codice dell’amministrazione digitale chiede agli enti di formare i propri documenti con strumenti informatici, di protocollarli in un sistema informatico e di conservarli in digitale, secondo le regole tecniche fissate dalle linee guida di AgID. Per questo quasi tutto quello che trovi scritto sul tema parla di comuni, ministeri e scuole.

Per un’azienda privata quelle regole servono soprattutto come esempio di metodo: protocollo (ogni documento che entra riceve un numero e una data), classificazione (a quale fascicolo appartiene), fascicolo (tutti i documenti di una pratica insieme), conservazione. Sono le stesse cose che servono in uno studio o in una PMI, solo con meno formalità. Se lavori con enti pubblici, verifica con il tuo consulente quali formati e quali firme ti chiedono.

Dematerializzazione documentale in azienda: le fasi

Le fasi sono le stesse per uno studio legale, uno studio tecnico, un amministratore di condominio (per loro c’è la pagina sul gestionale per condomini) o un’azienda che lavora a pratiche o commesse. L’ordine conta.

Decidere cosa entra nel sistema. Non tutto l’archivio storico: le pratiche aperte e quelle nuove. Il vecchio si recupera dopo, se e quando serve.
Acquisire. I documenti che arrivano su carta si scansionano; quelli che arrivano via email o dal cliente entrano già come file. Da qui in poi non si stampa più.
Riconoscere ed estrarre. Il sistema legge il documento, capisce cos’è e tira fuori i dati che servono: chi, quando, quanto, per quale pratica. Con i modelli di visione questo funziona anche su scansioni storte e moduli compilati a mano.
Agganciare alla pratica. Il documento viene collegato al cliente e alla pratica, con il suo tipo e il suo stato. È la fase che distingue un archivio da un sistema.
Produrre e firmare nel sistema. I documenti nuovi (contratti, relazioni, report) nascono dai dati della pratica e si firmano elettronicamente. Qui la carta esce davvero dal giro.
Archiviare e conservare. Quello che ha obblighi di legge va in conservazione a norma tramite un servizio qualificato; il resto segue le regole che l’azienda si è data.

La terza fase è quella in cui la tecnologia degli ultimi anni ha cambiato le cose: un tempo la classificazione la faceva una persona, documento per documento. Come funziona oggi lo spieghiamo in OCR e intelligenza artificiale: come un software legge i documenti. Le regole per tenere in ordine i documenti una volta entrati (tipi, versioni, permessi, ricerca) sono il tema della gestione documentale in azienda, mentre dove e come archiviarli, e per quanto tempo, lo trovi nella guida all’archiviazione dei documenti digitali.

Il caso Legge3: dai faldoni al sistema, fase per fase

Il punto di partenza

Lo studio segue pratiche di sovraindebitamento, un ambito in cui ogni pratica raccoglie molti documenti del cliente, produce relazioni e richiede contratti firmati. Tutto era su carta. I contratti si stampavano, si facevano firmare, si scansionavano per averne una copia e si archiviavano nel faldone. Per rispondere a un cliente sullo stato della pratica bisognava andare a vedere.

La richiesta del cliente entra già come dato

La prima cosa che abbiamo costruito è stata l’ingresso: la richiesta del cliente arriva nel sistema come una pratica con i suoi dati, non come un foglio da ricopiare. Da lì in poi ogni documento che il cliente porta viene agganciato a quella pratica e l’elenco di quello che manca si aggiorna da solo.

Documenti, report e contratti in un posto solo

Scansioni, file ricevuti via email, documenti prodotti dallo studio: tutto sta nella pratica, con tipo e stato. I report per il cliente e i contratti vengono composti dal sistema a partire dai dati della pratica, così i dati del contratto sono gli stessi della pratica, perché vengono dallo stesso posto.

La firma elettronica chiude il giro

Il contratto si firma elettronicamente dentro il sistema. Niente stampa, niente firma a penna, niente scansione del foglio firmato. Quale tipo di firma serve in quali casi lo spieghiamo in firma elettronica semplice, avanzata e qualificata: è una scelta da fare con attenzione, e con il proprio consulente, prima di costruire.

Cosa è cambiato

Non abbiamo percentuali da mostrare e non le inventiamo. Quello che lo studio racconta è semplice: una pratica sta in un posto solo, chi la cerca la trova senza chiedere a nessuno, il giro della carta è sparito e lo spazio occupato dai faldoni ha smesso di crescere. Il risultato non viene dalla scansione, che lo studio avrebbe potuto fare da solo: viene dal fatto che documenti, dati, contratti e firma stanno nello stesso sistema, nell’ordine in cui lo studio lavora.

Gli errori che vediamo più spesso

Partire dall’archivio storico. Mesi di scansioni prima di aver cambiato una sola abitudine. Si parte dalle pratiche aperte.
Scansionare senza classificare. Migliaia di PDF con nomi diversi in una cartella sono un archivio digitale, non un sistema. La classificazione va decisa prima dello scanner.
Stampare per firmare. Se il contratto nasce nel sistema e poi viene stampato per la firma, la carta è rientrata dalla finestra. La firma elettronica va scelta all’inizio.
Buttare la carta troppo presto. Alcuni documenti hanno regole di conservazione che una cartella sul server non soddisfa. Va chiarito con il consulente prima.
Cambiare strumento senza cambiare processo. Se il giro del documento resta quello di prima, con un software in mezzo, il tempo risparmiato è poco.

In pratica: cosa fare questa settimana

Segui un documento dalla nascita all’archivio e conta quante volte passa dalla stampante. Ogni passaggio è un pezzo di processo da togliere.
Scegli un solo tipo di documento, quello più frequente, e decidi che da lunedì non si stampa più.
Scrivi per quel documento le informazioni che servono a ritrovarlo: cliente, pratica, data, stato.
Chiedi al consulente quali documenti hanno obblighi di conservazione digitale e quali tipi di firma sono adatti ai tuoi contratti.
Lascia l’archivio storico dov’è, per ora.

Noi sviluppiamo gestionali su misura per studi e aziende in cui i documenti nascono, si firmano e si ritrovano dentro la pratica, senza passare dalla carta. Progetti da 5.000 €, con proposta scritta prima di iniziare. Se il tuo ufficio lavora ancora sui faldoni, raccontaci come gira una pratica oggi nel modulo qui sotto: ti richiamiamo entro 30 secondi. Come lavoriamo lo trovi nella pagina sulla dematerializzazione con un gestionale su misura.