Business intelligence: cos’è e a cosa serve in una PMI

La business intelligence è l’insieme di programmi e metodi che raccolgono i dati sparsi in azienda (gestionale, fatture, vendite, magazzino, fogli Excel), li mettono in ordine in un posto solo e li mostrano come numeri e grafici aggiornati. Serve a una PMI per decidere guardando i dati di oggi, non quelli ricostruiti a mano a fine mese.

Ti riconosci? È lunedì mattina e vuoi sapere una cosa semplice: quali clienti hanno comprato meno quest’anno rispetto all’anno scorso. La risposta c’è, da qualche parte. Le vendite sono nel gestionale, gli sconti in un foglio del commerciale, i resi in un altro. Qualcuno in ufficio ci perde mezza giornata, e quando il numero arriva è già vecchio e nessuno è sicuro che sia giusto.

Qui trovi cosa vuol dire business intelligence in pratica, come funziona, che differenza c’è con la business analytics, quali strumenti esistono, quanto costa e come capire se serve alla tua azienda.

Cosa si intende per business intelligence

Business intelligence vuol dire trasformare i dati che l’azienda produce già in risposte a domande di lavoro. Non è un programma solo: è un modo di tenere i dati, più gli strumenti che li mostrano.

Ogni azienda produce dati tutti i giorni: ordini, fatture, ore lavorate, movimenti di magazzino, richieste dei clienti. Il problema non è la quantità, è che stanno in programmi diversi, con nomi diversi per la stessa cosa. Il cliente «Rossi Srl» nel gestionale è «ROSSI S.R.L.» nel foglio del commerciale e un codice nel programma delle spedizioni. Finché non si mettono d’accordo, nessun grafico è affidabile.

Le domande a cui la business intelligence risponde sono quelle che un imprenditore si fa già: quali prodotti rendono di più, quali clienti stanno calando, quanto costa davvero una commessa, dove si ferma il lavoro. La differenza è che la risposta arriva in pochi secondi, sempre con lo stesso metodo di calcolo.

Come funziona un sistema di business intelligence

Un sistema di business intelligence fa quattro passaggi, e il primo è quello che pesa di più.

1. Raccoglie i dati dai programmi dove nascono: gestionale, contabilità, e-commerce, CRM, fogli condivisi. Meglio con un collegamento automatico che con un’esportazione fatta a mano.
2. Li pulisce e li mette d’accordo. Stesso cliente con lo stesso codice, stesse unità di misura, date nello stesso formato, doppioni tolti. È la parte invisibile e la più lunga.
3. Li conserva in un posto solo, pensato per le analisi, così i conti si fanno senza rallentare il gestionale che l’ufficio usa tutto il giorno.
4. Li mostra con cruscotti, report e grafici, e permette di scendere nel dettaglio: dal totale del mese al singolo cliente, fino alla singola fattura.

Chi guarda da fuori vede solo il quarto passaggio, i grafici, e pensa che la business intelligence sia quello. In realtà un bel cruscotto sopra dati sbagliati è peggio di nessun cruscotto: fa prendere decisioni con sicurezza sui numeri sbagliati. Come si costruisce un cruscotto che si usa davvero lo spieghiamo in dashboard aziendale.

Business intelligence e business analytics: che differenza c’è

La business intelligence dice cosa è successo e cosa sta succedendo; la business analytics prova a spiegare perché e a stimare cosa succederà. Nella pratica i confini sono sfumati e spesso le due parole si usano insieme.

• Business intelligence: fatturato per cliente, margine per prodotto, ordini in ritardo, confronto con l’anno scorso. Numeri certi, calcolati sempre allo stesso modo.
• Business analytics: quali clienti rischiano di smettere di comprare, quanto venderai il prossimo trimestre, cosa succede al margine se alzi un prezzo. Stime, con un margine di errore da dichiarare.

Per una PMI l’ordine giusto è quasi sempre questo: prima i numeri certi, poi le stime. Una previsione costruita su dati disordinati è solo un’opinione con un grafico sopra. Il ruolo che oggi può avere l’intelligenza artificiale in questo lavoro lo raccontiamo in intelligenza artificiale e business intelligence.

Quali sono gli strumenti di business intelligence

Gli strumenti si dividono in quattro famiglie, e per molte aziende la prima o la seconda bastano.

Lo diciamo con franchezza: se i tuoi dati stanno quasi tutti nel gestionale, prima di comprare altro guarda bene i report che ha già. Se invece stanno in tre o quattro posti e ogni mese qualcuno li ricompone a mano, raccontacelo nel modulo in fondo alla pagina: ti richiamiamo entro 30 secondi e ti diciamo quale strada ha senso nel tuo caso.

Quando la business intelligence serve a una PMI

Serve quando il tempo speso a ricostruire i numeri è più di quello speso a usarli. Questi sono i segnali che vediamo più spesso.

• Ogni fine mese una persona passa giorni a mettere insieme esportazioni e fogli di calcolo.
• Due persone portano in riunione due numeri diversi per la stessa cosa, e si discute del numero invece che della decisione.
• Sai quanto fatturi, ma non quanto guadagni per cliente, per prodotto o per commessa.
• Scopri i problemi (un cliente che cala, un magazzino fermo, un costo cresciuto) quando è tardi.
• Il foglio Excel dei numeri lo sa aggiornare una persona sola, e quando è in ferie i numeri si fermano.

Se ti ritrovi in uno o due segnali, spesso basta ordinare meglio i fogli o usare i report del gestionale: su quando Excel regge ancora abbiamo scritto gestionale in Excel: quando basta e quando è ora di cambiare. Se sono tre o più, la business intelligence ti restituisce tempo e decisioni migliori. Il lato dei costi e dei margini lo trovi in controllo gestionale in azienda.

Quanto costa la business intelligence

Il costo lo fanno i dati, non i grafici. Le voci sono sempre queste.

• Quanti programmi collegare e se hanno un modo pulito per far uscire i dati. Un gestionale che li espone con un collegamento è molto più semplice di uno da cui si esporta a mano.
• Quanto sono in ordine i dati. Anagrafiche doppie, codici cambiati negli anni, fogli compilati ognuno a modo suo: sistemarli è lavoro vero.
• Le regole di calcolo. Cosa vuol dire «margine» o «cliente attivo» nella tua azienda va deciso una volta e scritto.
• Chi lo usa. Con un programma pronto si paga una licenza per utente; con cruscotti su misura si paga il progetto e la manutenzione.

I nostri progetti partono da 5.000 €. Sotto quella cifra, per una PMI con dati in un solo gestionale, di solito conviene partire dai report che già ha.

Cosa abbiamo imparato costruendo gestionali

Nei gestionali che costruiamo i report non sono un’aggiunta finale: nascono insieme alla struttura dei dati. Con Legge3, uno studio legale che segue pratiche di sovraindebitamento, il gestionale tiene in un posto solo richieste dei clienti, documenti, contratti e report. I report funzionano perché i dati entrano già ordinati, pratica per pratica, invece di essere ricostruiti dopo.

È la lezione che vale anche per la business intelligence: il modo più economico di avere numeri affidabili è far nascere i dati puliti, con un solo posto dove si inseriscono. Per questo, quando i dati sono troppo disordinati, a volte il primo passo non è un cruscotto ma un gestionale fatto meglio. Esempi concreti di report utili li trovi in report aziendali: esempi.

In pratica: da dove partire questa settimana

1. Scrivi le cinque domande sui numeri che ti fai più spesso e a cui oggi rispondi con fatica.
2. Accanto a ogni domanda segna dove stanno i dati per rispondere: gestionale, contabilità, fogli, email.
3. Conta le ore che l’ufficio passa ogni mese a preparare i numeri per te.
4. Chiedi al fornitore del tuo gestionale quali report ha già e se i dati si possono leggere con un collegamento.
5. Metti per iscritto cosa vuol dire, per te, «margine» e «cliente attivo». Se in azienda escono due definizioni, hai trovato il primo lavoro da fare.

Sviluppiamo software da 18 anni e nel nostro team ci sono data scientist e programmatori che collegano i sistemi dell’azienda e costruiscono cruscotti su misura, con regole di calcolo scritte e dati che nascono puliti. Se i tuoi numeri oggi si ricompongono a mano, raccontaci da dove arrivano nel modulo qui sotto: ti richiamiamo e ti diciamo se basta ordinare quello che hai. Qui trovi come lavoriamo sul software su misura.