Sviluppo software: le fasi, dal primo incontro alla consegna

Lo sviluppo software è il lavoro con cui un bisogno diventa un programma che funziona: si capisce il processo, si scrive cosa deve fare il programma, lo si costruisce a tappe, lo si prova con chi lo userà, lo si consegna e lo si mantiene. Per un’azienda vuol dire quasi sempre un gestionale, un’automazione o un collegamento fra programmi.

«Quanto ci vuole?» È la seconda domanda che ci fanno, subito dopo «quanto costa». Di solito chi la fa ha già un foglio Excel che nessuno osa più toccare, tre persone che copiano gli stessi dati in tre posti diversi e un’idea precisa di cosa non va. Quello che manca è sapere cosa succede dopo la prima telefonata, e cosa verrà chiesto a lui.

La risposta onesta è che i tempi dipendono da cosa succede in ognuna delle fasi, e soprattutto da quanto il cliente è presente nelle prime due. Un software su misura non si compra: si costruisce insieme. Qui trovi cosa si intende per sviluppo software, le fasi una per una con cosa serve da te, chi ci lavora, quando conviene un prodotto pronto e cosa allunga i tempi.

Cosa si intende per sviluppo software

Si intende tutto il percorso che porta a un programma in uso, non solo la scrittura del codice. Scrivere il codice è una parte, spesso nemmeno la più lunga. Prima c’è da capire cosa serve, dopo c’è da provarlo, portarci dentro i dati, insegnarlo alle persone e tenerlo in piedi negli anni.

Esistono due mondi molto diversi. C’è chi sviluppa un prodotto da vendere a migliaia di clienti tutti uguali: un gestionale per la fatturazione, un’app per le prenotazioni. E c’è chi sviluppa un programma per una singola azienda, costruito sul suo processo: è lo sviluppo di software su misura, il nostro mestiere. Nel primo caso si parte dal programma e il cliente adatta il lavoro; nel secondo si parte dal lavoro e si scrive il programma. La differenza pratica fra le due strade è spiegata in gestionale standard o su misura.

Per una PMI lo sviluppo software su misura è quasi sempre una di queste cose:

• un gestionale per un processo che i prodotti pronti non seguono bene (commesse, pratiche, preventivi, interventi);
• un’automazione che toglie un lavoro ripetuto, come copiare dati da un documento a un programma;
• un collegamento fra programmi che già ci sono e oggi non si parlano;
• un’app o una web app per chi lavora fuori sede.

Quali sono le fasi dello sviluppo software

Le fasi dello sviluppo software sono sei: capire il processo, scrivere il perimetro e fare la stima, costruire a tappe, provare con chi userà il programma, consegnare, mantenere. Nei manuali le trovi con altri nomi (analisi dei requisiti, progettazione, sviluppo, test, rilascio, manutenzione) e le guide ne contano cinque, sei o sette a seconda di come le dividono. La sostanza è la stessa. Qui le raccontiamo come le viviamo noi, con la parte che di solito manca: cosa deve fare il cliente in ciascuna.

1. Capire il processo

Il primo incontro non parla di funzioni. Parla della tua giornata: da dove arriva una richiesta, chi la prende in carico, quali file si aprono, dove si aspetta, come si chiude. Guardiamo i fogli di calcolo, le cartelle condivise, le email che girano. È lì che sta il processo vero, non nell’organigramma.

Cosa serve da te: due o tre ore delle persone che fanno il lavoro tutti i giorni, non solo del titolare. E i file veri, con i dati veri, anche se sono in disordine. Il disordine è informazione.

2. Scrivere il perimetro e fare la stima

Dal primo incontro esce un documento breve: cosa fa il software, cosa non fa, quali dati gestisce, con quali altri programmi parla, chi lo usa. Su quel documento si fa la stima. Senza perimetro scritto una stima è una scommessa, e le discussioni sul prezzo nascono quasi sempre da lì. Di cosa incide sul prezzo abbiamo scritto in quanto costa un software gestionale su misura.

Cosa serve da te: leggere il perimetro davvero, riga per riga, e dire cosa manca. E decidere cosa lasciare fuori dalla prima versione. Un perimetro in cui c’è tutto è un perimetro che non finisce.

3. Costruire a tappe

Il programma si scrive in pezzi che si possono usare. Prima la parte che toglie più lavoro manuale, poi il resto. Ogni tappa finisce con qualcosa di visibile: una schermata dove inserire le pratiche, un documento che si genera da solo, un collegamento con il gestionale contabile. Una consegna unica alla fine sarebbe più comoda per chi scrive e più rischiosa per chi paga.

Cosa serve da te: un referente che risponda alle domande entro pochi giorni. Le domande sono piccole («questo campo è obbligatorio?», «se il cliente non firma cosa succede?») ma fermano il lavoro se restano senza risposta.

4. Provare con chi lo userà

Ogni tappa viene provata dalle persone che poi la useranno, con casi reali. Non dal titolare, che conosce il processo ma non lo esegue, e non da noi, che lo abbiamo scritto e quindi lo usiamo nel modo giusto per definizione. È in questa fase che escono le eccezioni che nessuno aveva raccontato: il cliente che paga in due volte, la pratica che torna indietro, il documento che esiste in due versioni.

Cosa serve da te: tempo delle persone operative, protetto. Se le prove si fanno «quando c’è un momento», non si fanno. E la disponibilità a dire che una cosa non va, senza pensare di fare un torto a qualcuno.

5. Consegnare e mettere in uso

La consegna non è un file: è il giorno in cui il lavoro passa dal vecchio sistema al nuovo. Ci sono i dati da portare dentro (quelli dei fogli, delle cartelle, del gestionale precedente), gli accessi da creare, un periodo in cui i due sistemi convivono, e la formazione, che è più breve di quanto si pensi se il programma somiglia al processo. Insieme al programma consegniamo i sorgenti e la documentazione: restano tuoi.

Cosa serve da te: decidere una data e una persona che la tiene. E pulire i dati prima di portarli nel nuovo sistema: i clienti doppi, gli indirizzi vecchi e le pratiche chiuse a metà ci entrano esattamente come sono.

6. Mantenere e far crescere

Un software vivo cambia: nuove esigenze, nuove norme, un fornitore che cambia formato. La manutenzione si concorda insieme al progetto, con tempi di risposta e un modo per chiedere le modifiche. Le modifiche grandi tornano alla fase due: perimetro e stima.

Cosa serve da te: raccogliere le richieste delle persone invece di girarle una per una, e decidere ogni tanto cosa vale la pena fare. Il programma migliore è quello che continua a somigliare a come lavori.

A cascata o a tappe?

Le guide parlano di modelli di sviluppo. I due che contano per te sono questi. A cascata: si scrive tutto all’inizio, si sviluppa tutto, si consegna tutto alla fine; funziona quando il bisogno è chiarissimo e non cambierà. A tappe (i programmatori dicono «agile» o «iterativo»): si consegnano pezzi usabili uno dopo l’altro e si corregge la rotta strada facendo. Per un gestionale aziendale preferiamo le tappe, dentro un perimetro scritto: il cliente vede presto qualcosa di vero e le sorprese escono quando costano poco.

Sviluppo software su misura o prodotto pronto: quando conviene

Lo sviluppo su misura conviene quando il tuo modo di lavorare è ciò che ti distingue e i prodotti pronti ti costringono a girarci intorno. In molti altri casi un prodotto pronto è la risposta giusta, e te lo diciamo alla prima telefonata. Le strade sono tre.

	Prodotto pronto	Prodotto pronto personalizzato	Sviluppo su misura
Quando basta	Processi comuni: fatture, contabilità, magazzino semplice	Processo quasi standard con poche eccezioni	Processo tuo, che i prodotti non seguono
Tempi per partire	Giorni	Settimane	Settimane o mesi, a tappe
Chi si adatta	Tu al programma	Un po’ tutti e due	Il programma a te
Costo	Canone basso e prevedibile	Canone più lavoro di adattamento	Investimento iniziale, da 5.000 € per i nostri progetti
Sorgenti	Del produttore	Del produttore	Tuoi, con la documentazione
Rischio tipico	Fogli Excel accanto al programma	Personalizzazioni che si rompono agli aggiornamenti	Perimetro che cresce senza controllo

Se ti riconosci nell’ultima colonna, raccontaci il processo nel modulo in fondo alla pagina: ti richiamiamo entro 30 secondi e ti diciamo con franchezza se ha senso svilupparlo o se ti basta un prodotto pronto.

Chi lavora a un progetto di sviluppo software

Uno sviluppatore software scrive il codice, ma un progetto aziendale ha bisogno di più mestieri. Chi pensa di affidare tutto a un solo programmatore di solito scopre il problema alla consegna: il codice funziona, ma nessuno ha pensato a come lo useranno le persone o a dove girerà.

• Chi analizza il processo e scrive il perimetro: traduce il tuo lavoro in dati e passaggi.
• I designer esperti di UX: decidono come sono fatte le schermate perché le usi senza manuale chi ha fretta.
• I programmatori: scrivono il programma e i collegamenti con gli altri sistemi.
• I sistemisti: server, copie di sicurezza, accessi, aggiornamenti.
• Data scientist ed esperti di intelligenza artificiale, quando il programma deve leggere documenti, estrarre dati o scrivere testi da solo.

Da noi queste persone lavorano nello stesso team, a Milano, e sviluppiamo software da 18 anni. Per te conta una cosa sola: avere un referente che risponde, qualunque sia il mestiere che serve in quel momento.

Come si progetta un software: dai dati, non dalle schermate

Molti immaginano che progettare voglia dire disegnare le schermate. Le schermate arrivano per ultime. Si parte dai dati (cos’è una pratica, cos’è un cliente, cos’è un ordine, quali stati attraversa) e dai passaggi (chi fa cosa, in che ordine, con quali controlli). Se questi due elenchi sono chiari, le schermate quasi si disegnano da sole.

Il foglio Excel che usi oggi è spesso la specifica migliore che esista: ogni colonna è un dato, ogni formula è una regola, ogni scheda è un passaggio. Ne abbiamo parlato in gestionale in Excel: quando basta e quando è ora di cambiare.

È successo anche con Legge3, uno studio legale che segue pratiche di sovraindebitamento e lavorava su carta: faldoni, contratti stampati e firmati a mano, documenti da ritrovare ogni volta. Il gestionale che abbiamo costruito non è partito dalle schermate ma dalla pratica: le richieste dei clienti, i documenti, i report, i contratti e la firma elettronica collegati allo stesso fascicolo. Oggi una pratica sta in un posto solo e si trova senza chiedere a nessuno.

Quanto dura lo sviluppo software, e cosa lo allunga

Non diamo tempi in un articolo, perché dipendono da quante aree vanno collegate, da quante integrazioni servono e da quanto del processo va ripensato. Possiamo dire cosa allunga i tempi in modo prevedibile:

• Cambiare il perimetro a metà strada senza rifare la stima.
• Non avere un referente, o averne tre che si contraddicono.
• Dati da portare nel nuovo sistema sporchi, scoperti il giorno della consegna.
• Prove fatte da chi non usa il programma, che dice «va bene» a tutto.
• Un’integrazione con un programma esterno che nessuno ha verificato prima.

Il modo per accorciare è consegnare a tappe: la prima parte utile arriva molto prima della fine, e da quel momento il programma inizia a togliere lavoro manuale mentre il resto viene costruito.

In pratica

1. Scegli il processo con più lavoro manuale ripetuto e descrivilo in una pagina: passaggi, persone, file.
2. Individua chi sarà il referente e chi farà le prove. Non la stessa persona del titolare, se possibile.
3. Decidi cosa può restare fuori dalla prima versione.
4. Guarda i dati che dovranno entrare nel nuovo sistema e inizia a pulirli adesso.
5. Chiedi al fornitore come consegna, chi decide che una tappa è finita e se i sorgenti restano tuoi. Le altre domande sono in come scegliere una software house.

Queste sei fasi sono il modo in cui VELOCIA porta avanti lo sviluppo software di gestionali, automazioni e integrazioni per le aziende, su progetti da 5.000 € in su. Se hai un processo che vuoi mettere in un software, raccontacelo nel modulo qui sotto o guarda come lavoriamo sui gestionali su misura: ti richiamiamo entro 30 secondi, partiamo dalla prima fase e prepariamo il perimetro e il preventivo scritti.