Software gestione ordini: come sceglierlo senza ricopiare

Un software gestione ordini tiene in un posto solo tutto il percorso di un ordine: arrivo, conferma al cliente, controllo della disponibilità, preparazione, spedizione e fattura. Può essere il modulo del gestionale, un’app per agenti e clienti, un portale per gli ordini online o un sistema su misura. Si sceglie guardando da dove arrivano gli ordini e dove oggi si ricopiano.

Ti riconosci? Gli ordini arrivano da tutte le parti. Il cliente storico telefona, quello nuovo manda un PDF per email, l’agente scrive su WhatsApp la sera, qualcuno ordina dal sito. In ufficio una persona li raccoglie e li ricopia nel gestionale, uno per uno. Quando manca un articolo lo scopre il magazzino, il giorno dopo. E quando il cliente chiama per sapere dov’è la merce, per rispondere bisogna chiedere a tre persone.

Qui trovi come funziona la gestione degli ordini, dove si inceppa, i sistemi possibili con una tabella di confronto, cosa offrono le app e i programmi gratuiti, quanto costa e cosa fare questa settimana.

Cos’è la gestione degli ordini

La gestione degli ordini è tutto ciò che succede fra il momento in cui un cliente chiede della merce e il momento in cui la paga. Nella maggior parte delle PMI il percorso è questo.

1. Ricezione: l’ordine arriva, per telefono, email, agente, sito o portale.
2. Inserimento e controllo: si registra, si verificano prezzi, sconti, condizioni del cliente e fido.
3. Disponibilità: si guarda il magazzino e, se manca qualcosa, si ordina al fornitore o si mette in produzione.
4. Conferma al cliente: con quantità, prezzi e data di consegna.
5. Preparazione e spedizione: prelievo, imballo, documento di trasporto, corriere.
6. Fattura e incasso.

Chi gestisce gli ordini in azienda di solito si chiama addetto all’ufficio ordini o all’ufficio commerciale interno. Nelle aziende piccole è spesso la stessa persona che risponde al telefono e fa le fatture: è lei che sa tutto, ed è lei il punto fragile quando manca.

Come gestire gli ordini: dove si inceppa il percorso

Il percorso si inceppa quasi sempre nei passaggi fra una persona e l’altra, non dentro i singoli passaggi. I punti deboli che vediamo più spesso sono questi.

• La ricopiatura. Un ordine arrivato per email viene riscritto a mano nel gestionale. Ogni ricopiatura è tempo e ogni tanto un codice sbagliato.
• La disponibilità scoperta tardi. Si conferma al cliente, poi il magazzino dice che l’articolo non c’è.
• Gli ordini degli agenti. Arrivano la sera, in formati diversi, con prezzi a volte fuori listino.
• Lo stato dell’ordine. Nessuno sa a colpo d’occhio se un ordine è confermato, in preparazione o partito.
• I canali separati. Il negozio online ha i suoi ordini, il gestionale i suoi, e il magazzino li vede in due posti.

Un buon software gestione ordini toglie questi passaggi: l’ordine entra una volta sola, da qualunque canale arrivi, e da lì in avanti tutti guardano la stessa cosa.

Quali sono i sistemi di gestione ordini

Esistono quattro strade, e la prima è già dentro molti gestionali. La scelta dipende dai canali da cui arrivano i tuoi ordini e da quanto il tuo modo di vendere è particolare.

Per molte PMI il modulo ordini del gestionale, usato bene, basta: lo diciamo senza problemi. Se invece nel tuo caso gli ordini arrivano da tre canali e qualcuno li ricopia ogni giorno, raccontacelo nel modulo in fondo alla pagina: ti richiamiamo entro 30 secondi e ti diciamo se serve un progetto o se basta sistemare quello che hai.

App gestione ordini: per agenti e per clienti

Un’app gestione ordini serve quando l’ordine nasce fuori dall’ufficio. I casi sono due, e chiedono cose diverse.

Per gli agenti l’app deve funzionare anche senza campo, mostrare il listino e le condizioni di quel cliente, lo storico degli acquisti e la disponibilità aggiornata, e mandare l’ordine direttamente al gestionale. Ne abbiamo parlato nel dettaglio in app per agenti di commercio.

Per i clienti che riordinano spesso conta il contrario: poche schermate, il riordino in due tocchi, lo stato della spedizione visibile senza telefonare. Spesso una web app, che si apre dal browser senza installare nulla, fa lo stesso lavoro di un’app da scaricare a un costo più basso. La differenza la spieghiamo in applicazioni web o app.

Esiste un programma gratuito per la gestione degli ordini?

Sì, e per chi comincia può bastare. Ci sono versioni gratuite di programmi e app, di solito con un limite di utenti, di ordini o di funzioni. Per un artigiano o un piccolo negozio con pochi ordini al giorno sono un passo avanti rispetto al quaderno o al foglio Excel.

Prima di sceglierne uno verifica tre cose: se si collega al gestionale o alla contabilità che usi, come si esportano i dati se un giorno cambi, e cosa succede quando superi il limite gratuito. Un programma gratuito che non parla con il gestionale sposta la ricopiatura, non la toglie.

Una storia tipica: gli ordini che arrivano per email

Il caso che sentiamo più spesso è quello di un’azienda di distribuzione che riceve buona parte degli ordini come PDF allegati alle email, ognuno con il formato del cliente. Una persona li apre, li legge e li riscrive nel gestionale. Il gestionale funziona bene: il problema sta tutto prima.

Qui un software su misura lavora a monte. Legge l’email, riconosce il cliente, estrae dal PDF articoli e quantità con l’intelligenza artificiale, anche da una scansione, e prepara l’ordine nel gestionale. La persona controlla e conferma invece di ricopiare. È la stessa tecnica con cui, per lo studio legale Legge3, un sistema che abbiamo costruito accanto al gestionale delle pratiche legge i documenti scansionati dei clienti, ne estrae i dati e li collega alla pratica: come funziona lo abbiamo spiegato in OCR e intelligenza artificiale.

Se gli ordini arrivano anche da un negozio online, il passo successivo è far arrivare anche quelli nello stesso posto, con il magazzino aggiornato: lo spieghiamo in gestione magazzino ecommerce. Sul magazzino in generale trovi gestione magazzino: come si organizza.

Quanto costa un software gestione ordini

Il costo dipende dai canali da collegare e da quanto è particolare il tuo modo di vendere. Le voci che pesano sono queste.

• Quanti canali: telefono, email, agenti, sito, portale. Ogni canale in più è un collegamento.
• Il collegamento al gestionale: semplice se il gestionale lo permette, più lavoro se bisogna passare da esportazioni.
• Listini e condizioni: sconti per cliente, promozioni, fido, minimi d’ordine.
• La lettura automatica di ordini in PDF o scansione, se serve.

Un modulo del gestionale o un’app pronta si pagano a canone. I nostri progetti su misura partono da 5.000 €: hanno senso quando gli ordini sono tanti, arrivano da più parti e la ricopiatura occupa ore ogni giorno.

In pratica: cosa fare questa settimana

1. Per una settimana segna da dove arriva ogni ordine: telefono, email, agente, sito.
2. Conta quanti ordini vengono ricopiati a mano e quanto tempo richiede.
3. Segna gli errori dell’ultimo mese: articolo sbagliato, prezzo fuori listino, merce promessa e non disponibile. Dicono dove si inceppa il percorso.
4. Chiedi al fornitore del gestionale cosa fa già il modulo ordini e se accetta ordini da altri programmi.
5. Se gli ordini arrivano da più canali e nessun prodotto li tiene insieme, fatti fare una proposta scritta con il perimetro prima di scegliere.

Sviluppiamo software da 18 anni e costruiamo sistemi di gestione ordini collegati al gestionale che già usi: l’ordine entra una volta, da qualunque canale, e tutti vedono lo stesso stato. Se nel tuo ufficio gli ordini si ricopiano ogni giorno, raccontaci da dove arrivano nel modulo qui sotto: ti richiamiamo e ti diciamo con franchezza se basta il gestionale o serve altro. Qui trovi come lavoriamo sui gestionali su misura.