Come fare un preventivo: cosa scrivere, esempio e modello

Per fare un preventivo che il cliente accetta servono sette parti: i tuoi dati e i suoi, il lavoro descritto, il prezzo con cosa comprende e cosa no, i tempi, la validità, i pagamenti e la firma per accettazione. Un modello in Word o Excel basta finché i preventivi sono pochi; quando le voci vengono da misure e listini, conviene che il preventivo nasca dai dati, non dalla copia del precedente.

Ti riconosci? Sei un serramentista. Il rilievo l’hai fatto martedì, le misure sono sul blocco nel furgone. La sera apri l’ultimo preventivo in Word, cambi nome del cliente, misure e prezzi, e speri di non aver lasciato la riga della portafinestra del lavoro precedente. Il cliente risponde dopo dieci giorni: «ma la posa è compresa? e i vecchi infissi chi li porta via?». Riscrivi, rimandi, e intanto il listino del fornitore è cambiato.

Cosa deve contenere un preventivo: le sette parti

Un preventivo completo ha sette parti, e la maggior parte dei «no» nasce da quelle che mancano, non dal prezzo. Contate a mano, sono queste.

1. I dati: i tuoi (ragione sociale, indirizzo, partita IVA, telefono e mail) e quelli del cliente, più numero progressivo e data. «Preventivo 2026-041» si ritrova, «preventivo Rossi» no.
2. Il lavoro: cosa fai, dove, su cosa. Una descrizione che il cliente capisce senza chiamarti, riga per riga, con quantità e unità di misura (pezzi, metri, ore).
3. Il prezzo e cosa comprende: prezzo unitario, totale di riga, imponibile, IVA e totale; sotto, in chiaro, cosa è compreso (trasporto, smaltimento) e cosa no (opere murarie, tinteggiatura).
4. I tempi: quando inizi, quanto dura, da quando parte il conto (dalla conferma o dall’acconto).
5. La validità: fino a quando il prezzo resta quello. Di solito trenta giorni, ma la scegli tu in base a quanto cambiano i listini.
6. I pagamenti: acconto, saldo, scadenze e mezzo (bonifico con IBAN). Se il cliente sa già come pagarti, paga prima.
7. La firma per accettazione: data e firma del cliente, oppure «per accettazione rispondere a questa mail». È il momento in cui il preventivo smette di essere un foglio.

Il logo, il colore e la carta intestata aiutano, ma non sono fra le sette parti. Il cliente confronta tre preventivi sulla stessa cosa: chi scrive cosa comprende vince anche se non è il più basso. Modelli da scaricare e programmi elencano tutti le stesse voci: la differenza la fa come le riempi.

Esempio di preventivo compilato: il serramentista

Prendiamo un serramentista che deve sostituire tre finestre e una portafinestra in un appartamento. I numeri sono inventati per l’esempio, non sono un listino. In testa i dati del serramentista e del cliente, il numero 2026-041 e la data. Poi le righe del lavoro.

Voce	Quantità	Prezzo unitario	Totale
Finestra a due ante in PVC bianco, 120 × 140 cm, vetro doppio basso emissivo	3 pz	520,00 €	1.560,00 €
Portafinestra a due ante in PVC bianco, 140 × 230 cm, stesso vetro	1 pz	890,00 €	890,00 €
Smontaggio e smaltimento dei vecchi serramenti	4 pz	40,00 €	160,00 €
Posa in opera con sigillatura e schiuma	4 pz	110,00 €	440,00 €
Coprifili interni in PVC	4 pz	48,00 €	192,00 €
Imponibile			3.242,00 €
IVA 22 per cento			713,24 €
Totale			3.955,24 €

Sotto la tabella stanno le parti che il cliente legge due volte. Comprende: rilievo delle misure, trasporto, smaltimento dei vecchi serramenti, pulizia a fine posa. Non comprende: opere murarie, sostituzione dei davanzali, tinteggiatura, tapparelle. Tempi: consegna dei serramenti sei settimane dalla conferma, posa in due giorni. Validità: trenta giorni dalla data del preventivo. Pagamento: acconto di 1.000 € alla conferma, saldo di 2.955,24 € a fine posa, con bonifico. Per accettazione: data e firma.

Due cose da notare. L’IVA è scritta a parte, così il cliente non deve chiedersi se il prezzo è con o senza: nell’esempio è al 22 per cento, ma per i lavori in casa l’aliquota giusta la conferma il tuo consulente. E il saldo torna con l’acconto: un preventivo in cui i conti non tornano è il primo che il cliente scarta, prima ancora di guardare il prezzo.

Preventivo e offerta: che differenza c’è e quanto vale la firma

Preventivo, offerta e fattura proforma sono tre nomi per tre momenti diversi, anche se al telefono si usano come sinonimi. Il preventivo risponde a una richiesta del cliente e si concentra sul prezzo di un lavoro definito. L’offerta, o proposta, parte da te e racconta anche come farai il lavoro: fasi, tempi, garanzie, chi ci lavora. La fattura proforma ha la forma di una fattura ma non lo è: serve a chiedere un acconto prima di emettere quella vera.

Il preventivo non è un documento fiscale. Diventa un impegno fra te e il cliente quando il cliente lo accetta, di solito con la firma in fondo o con una conferma scritta via mail. Fino a quel momento è una proposta: puoi correggerla, e il cliente può non rispondere. Dopo la data di validità sei libero di rifarlo con i prezzi nuovi. Per il tuo caso, e per le clausole da mettere, vale la parola del tuo consulente.

Un preventivo firmato è il perimetro del lavoro: quello che non c’è scritto si discute dopo, a lavoro finito.

Ecco quanto vale: per il cliente è il documento con cui confronta te e gli altri; per te, una volta firmato, è il confine fra quello che ti pagano e quello che ti chiedono in più. Ogni riga di «cosa non comprende» che scrivi oggi è una telefonata in meno a lavoro finito. La riga delle varianti («lavori non previsti: su preventivo a parte, prima di eseguirli») vale più di uno sconto.

Gli errori che fanno dire di no al cliente

I preventivi vengono rifiutati più spesso per quello che manca che per il prezzo. Guardando i preventivi dalla parte di chi li riceve, gli errori che tornano sono sei.

• Arriva tardi. Il cliente che chiede tre preventivi sceglie fra i due arrivati entro la settimana; il terzo lo legge per curiosità.
• Un prezzo solo, senza righe. «Sostituzione serramenti: 3.955 €» non dice se la posa e lo smaltimento ci sono, e il cliente se lo chiede subito.
• Manca «cosa non comprende». È la riga che evita la discussione sui davanzali il giorno della posa.
• Il totale non dice se è con o senza IVA, oppure i conti non tornano fra righe, imponibile e totale.
• Resti del preventivo precedente: il nome di un altro cliente, una misura vecchia, una riga in più. Succede ogni volta che si parte dal file dell’ultimo lavoro.
• Niente validità, niente tempi, niente modo di pagare. Il cliente non sa entro quando decidere né quando avrà il lavoro, e rimanda.

Il sesto si cura con il modello: con le sette parti nel modulo non le dimentichi più. Il quinto e il primo no: dipendono da dove stanno misure e prezzi quando ti siedi a scrivere. Il preventivo che arriva per primo e completo viene letto per primo, e spesso basta.

Modello Word, Excel o programma: come fare i preventivi oggi

Le strade sono quattro e si distinguono per una cosa: da dove vengono le righe del preventivo. Con Word le scrivi tu, ogni volta. Con Excel le prendi da un listino in un foglio a parte. Con un programma pronto, da listini precaricati per mestiere. Con il gestionale nascono dal rilievo, dal listino e dalle regole del tuo lavoro.

Strada	Pregi	Dove si rompe	Per chi va bene
Modello Word	Pronto in dieci minuti, con il logo, in PDF via mail	Si parte dal preventivo precedente e restano i suoi dati; conti a mano; numero progressivo a mente	Chi fa pochi preventivi al mese
Modello Excel con listino	Le formule fanno i conti; un foglio con i codici articolo compila nome, prezzo e IVA	Il listino lo aggiorni tu; ogni preventivo è un file e dopo un anno nessuno sa qual è l’ultimo; le misure si ricopiano dal blocco	Chi fa preventivi ogni settimana con voci che si ripetono
Programma pronto per preventivi	Listini per mestiere già caricati, numerazione automatica, archivio clienti, invio dal telefono	Se il tuo modo di quotare non è quello previsto (misure che cambiano il prezzo, varianti, posa a parte) ti adatti tu al programma; il preventivo accettato non diventa ordine	Artigiani e piccole imprese con preventivi semplici e frequenti
Preventivo dal gestionale, su misura	Le righe nascono da misure, listino e regole tue; il preventivo accettato diventa ordine, commessa e fattura; sai il margine prima di firmare	Va costruito sul tuo processo; non ha senso per chi fa pochi preventivi	Chi fa decine di preventivi al mese con regole proprie, o chi vive di varianti

Un programma pronto per preventivi spesso basta, e lo diciamo volentieri. I segnali che non basta più sono sempre gli stessi: «il prezzo dipende dalle misure e lo calcolo a parte su un foglio», «le varianti le gestisco a mail», «il preventivo accettato lo ricopio nell’ordine al fornitore». Ne parliamo nell’articolo su quando un software per preventivi su misura si ripaga.

Come fare preventivi in metà tempo: dal rilievo al PDF senza ricopiare

Il preventivo più veloce è quello che non scrivi: le misure entrano una volta sola, dal cantiere, e il resto si compone da solo. Nei gestionali che costruiamo per chi vive di preventivi il percorso è questo. Chi fa il rilievo inserisce misure e quantità dal telefono, davanti al cliente. Il listino del fornitore è uno solo, aggiornato in un posto, e ogni riga lo legge da lì. Le regole del tuo mestiere sono scritte una volta: la posa a pezzo, lo smaltimento a pezzo, il vetro che cambia prezzo con la misura.

Il preventivo esce in PDF con il numero progressivo, le sette parti al loro posto e il «cosa non comprende» del tuo mestiere. Se il cliente chiede una variante, si cambia la riga: il programma rifà i conti e tiene la versione precedente. Quando il cliente firma, il preventivo diventa l’ordine al fornitore e la commessa, e a fine lavoro sai se su quella commessa hai guadagnato, perché i costi previsti sono quelli scritti nel preventivo. Per chi fa impianti il meccanismo è lo stesso: lo raccontiamo nell’articolo sul software per i preventivi degli impianti elettrici.

La metà del tempo non viene dal programma che scrive più veloce. Viene dal fatto che misure, listini e regole non si ricopiano più, e che il preventivo del martedì esce martedì sera. Il preventivo che nasce dai dati arriva prima ed è quello con meno errori, per lo stesso motivo.

In pratica: cinque cose da fare questa settimana

1. Prendi gli ultimi tre preventivi che hai mandato e controlla le sette parti con l’elenco qui sopra: segna quelle che mancano.
2. Scrivi una volta per tutte il tuo «comprende» e «non comprende» standard, e mettilo nel modello: cambierà poco da un lavoro all’altro.
3. Conta quanti giorni passano fra il rilievo e l’invio del preventivo. Se sono più di tre, il problema non è il modello: è dove stanno misure e prezzi.
4. Dai un numero progressivo con l’anno a ogni preventivo e salva il PDF con numero e nome del cliente: fra sei mesi lo ritrovi.
5. Se il prezzo dipende da misure e regole tue, fatti scrivere una proposta con il perimetro prima di scegliere un programma: il preventivo deve diventare ordine e commessa, non restare un PDF.

Costruiamo gestionali in cui il preventivo nasce dai dati

Sviluppiamo software da 18 anni, a Milano, con un team di programmatori, sistemisti, designer esperti di UX, data scientist ed esperti di intelligenza artificiale. Per chi vive di preventivi costruiamo il gestionale su misura in cui rilievo, listini, preventivo, ordine e commessa sono un percorso solo, collegato al programma di fatturazione che hai già.

Prima di ogni impegno ricevi una proposta scritta con il perimetro, e il software resta tuo, con i sorgenti. Se vuoi capire se nel tuo caso basta un programma pronto o conviene costruire il preventivo sul tuo modo di quotare, raccontaci come fai oggi un preventivo nel modulo qui sotto: ti richiamo io entro 30 secondi.