Software gestione commesse: quando il foglio condiviso non regge più

Un software di gestione commesse è il programma in cui ogni lavoro fatto per un cliente nasce dal preventivo, raccoglie ore, materiali, acquisti e varianti mentre è in corso, e mostra il margine prima della chiusura. Serve alle aziende che lavorano a progetto quando il foglio condiviso non regge più: più squadre, più cantieri, più versioni dello stesso file.

Venerdì pomeriggio, azienda di impianti. La commessa del capannone è chiusa, il cliente ha pagato l’ultima fattura, la squadra è già su un altro cantiere. Il titolare vuole sapere una cosa sola: ci abbiamo guadagnato? Per rispondere deve aprire il preventivo in un foglio di calcolo, le ore in un’app, i materiali nel programma di contabilità, le fatture dei fornitori nella posta e gli extra chiesti dal cliente nella memoria del capo squadra.

La gestione delle commesse è proprio questo: sapere, per ogni lavoro, cosa è stato promesso, cosa è stato speso e a che punto è, mentre il lavoro è in corso e non tre mesi dopo. È un tema che riguarda chi fa impianti, arredi su misura, carpenteria, meccanica, edilizia, ma anche gli studi tecnici e le agenzie che lavorano a progetto. Per due di questi mestieri abbiamo pagine dedicate: il gestionale per impiantisti e il gestionale per cantieri.

Quasi tutte le aziende che incontriamo hanno risolto il problema con un foglio condiviso. Funziona, per un po’. Poi smette, e non per colpa di chi lo usa. Qui trovi cos’è una commessa, i segnali che il foglio non basta più, cosa deve fare un software per le commesse, quando basta un prodotto pronto e come si passa dal foglio al programma senza fermarsi.

Cosa sono le commesse in un’azienda

Una commessa è un lavoro specifico, fatto per un cliente specifico, con un inizio e una fine. Ha un preventivo, ha i suoi costi (ore delle persone, materiali, fornitori, trasferte, noleggi) e ha i suoi ricavi, cioè quello che il cliente paga, spesso in più tranche. È il contrario della produzione a catalogo, dove si fanno tanti pezzi uguali e il costo si ragiona per unità.

In contabilità la commessa è un contenitore: ci si mettono dentro i costi e i ricavi di quel lavoro per capire se, preso da solo, ha reso. Senza questo contenitore si sa se l’azienda a fine anno ha guadagnato, ma non quali lavori hanno guadagnato e quali hanno mangiato il margine degli altri. Per i lavori lunghi, a cavallo di due esercizi, ci sono anche regole contabili specifiche: quelle sono un discorso da fare con il commercialista.

Perché la gestione delle commesse su un foglio smette di reggere

Il foglio nasce bene. Una scheda per commessa, colonne per ore, materiali e fornitori, una riga in fondo con il margine. Chi lo ha costruito lo conosce a memoria. Poi l’azienda cresce di qualche persona e di qualche cantiere, e cominciano i sintomi.

• Le ore arrivano a memoria. La squadra le segna il venerdì per tutta la settimana, o le detta al telefono. Le ore del lunedì sono stime, e le stime finiscono sempre sulla commessa più comoda.
• I materiali escono dal magazzino senza scrivere. Servono in cantiere, si prendono, si segnano «dopo». A fine commessa il costo dei materiali è quello delle fatture dei fornitori, non di quello che è stato usato davvero.
• Gli extra restano orali. Il cliente chiede una modifica, il capo squadra dice sì, nessuno aggiorna il preventivo. Alla fattura finale il cliente si ricorda il prezzo iniziale.
• Le versioni si moltiplicano. «Commessa_43_v3_def» e «Commessa_43_definitivo» convivono, e nessuno sa quale sia quella buona.
• Le formule le conosce una persona. Quando è in ferie, il margine non lo calcola nessuno. Quando cambia lavoro, il foglio diventa un oggetto misterioso.
• Nessuno vede l’insieme. Ogni commessa ha il suo file. Sapere quante commesse aperte ci sono, quali sono in ritardo e quali stanno andando fuori budget richiede di aprirli tutti.

Il foglio non è sbagliato: è la specifica migliore che esista di come lavori. Il problema è che regge finché il lavoro entra da una persona sola. Quando entra da tre squadre, due uffici e un magazzino, serve un posto che raccolga i dati da chi li produce, nel momento in cui li produce. Ne abbiamo scritto anche a proposito del gestionale in Excel: gli stessi segnali valgono per ogni processo.

Cos’è un software di gestione commesse e cosa deve fare

Un software di gestione commesse è il posto unico in cui una commessa nasce, vive e si chiude. Non è una versione più bella del foglio: è il foglio più le persone che lo alimentano dal punto in cui lavorano. Le funzioni che contano, in ordine di importanza per le aziende che seguiamo, sono queste.

1. Dal preventivo alla commessa senza ricopiare. Il preventivo accettato diventa la commessa, con le sue voci, le sue quantità e il suo prezzo. Ogni voce del preventivo è già una riga di budget.
2. Le ore dal telefono, sul momento. È il foglio ore (il «timesheet») fatto bene: chi è in cantiere o in officina segna le ore sulla commessa giusta a fine giornata, da uno schermo con tre pulsanti. Niente moduli da compilare in ufficio.
3. Materiali e acquisti agganciati. Il prelievo dal magazzino e l’ordine al fornitore portano il nome della commessa. Il costo arriva quando si spende, non quando arriva la fattura.
4. Extra e varianti scritte. La richiesta del cliente diventa una variante con un prezzo, che il cliente approva. La fattura finale non sorprende nessuno.
5. Avanzamento e fatturazione a stati. Si vede a che punto è il lavoro e cosa si può fatturare adesso, con gli acconti già incassati.
6. Documenti e foto nella commessa. Bolle, verbali, disegni, foto del cantiere: agganciati alla commessa, non in una cartella con lo stesso nome.
7. Il margine mentre il lavoro è in corso. Speso contro preventivato, oggi. Se una commessa sta andando male lo si vede alla seconda settimana, non alla chiusura.
8. Il collegamento con la contabilità. Le fatture attive e passive passano al programma contabile senza doppio inserimento. La commessa non sostituisce la contabilità: la alimenta.

Gestione commesse: software pronto o su misura

Programmi di gestione commesse pronti ce ne sono, e alcuni sono molto buoni: nell’edilizia esistono prodotti pensati apposta, e quasi tutti i gestionali e gli ERP hanno un modulo commesse. Se il tuo modo di lavorare è vicino a quello che il prodotto prevede, è la strada giusta ed è più economica. Il consiglio è provarlo sulle tre commesse più strane che hai avuto, non sulla demo del venditore.

Il software su misura ha senso quando il processo è la tua differenza. Il preventivo ha una logica tutta tua, costruita in anni. Mescoli produzione interna e montaggio in cantiere. Un cliente importante chiede rendicontazioni con un formato suo. Le ore vanno raccolte da persone che non apriranno mai un programma da ufficio. Devi far parlare la commessa con strumenti che già usi e che nessun modulo prevede. In questi casi il prodotto standard chiede di cambiare il modo di lavorare, e quel modo di lavorare è ciò che i clienti ti pagano.

Non serve, però, rifare tutto. La contabilità resta nel prodotto standard, la fatturazione elettronica nel servizio che hai. Il software su misura tiene il processo della commessa e scambia i dati con il resto. È la stessa logica che spieghiamo quando si confronta ERP e gestionale: si costruisce solo la parte che ti distingue.

Le strade possibili, messe a confronto:

Se nella tua azienda valgono tre dei segnali elencati sopra e il prodotto pronto non ti ha convinto, raccontaci come lavori nel modulo in fondo alla pagina: ti richiamiamo entro 30 secondi e ti diciamo con franchezza quale colonna fa per te.

Come si passa dal foglio al gestionale senza fermarsi

Il timore più frequente è «non possiamo fermarci per cambiare sistema». Giusto. Per questo si parte dal foglio, che è la descrizione più precisa del tuo processo, e si costruisce a tappe. Prima le ore, che sono il dato più difficile da recuperare dopo. Poi il preventivo che diventa commessa. Poi materiali e acquisti. La contabilità si collega per ultima, quando i dati a monte sono affidabili. Ogni tappa va in uso da sola, e il foglio va in pensione un pezzo alla volta.

Il costo di un progetto così dipende da quante di queste tappe servono, da quante persone useranno il sistema dal telefono e da quali collegamenti vanno costruiti. Lo spieghiamo con i fattori che lo determinano in quanto costa un software gestionale su misura. Per dare subito un ordine di grandezza: lavoriamo su progetti da 5.000 € in su, e un gestionale delle commesse completo sta sopra quella soglia.

In pratica: cosa fare questa settimana

1. Prendi le ultime tre commesse chiuse e prova a calcolare il margine di ciascuna. Segna quanto tempo ci hai messo e quali dati hai dovuto cercare in posti diversi.
2. Chiedi a chi lavora sul campo come segna le ore oggi e quando. Se la risposta è «a fine settimana», il dato più importante della commessa è una stima.
3. Conta gli extra dell’ultimo anno che non sono stati fatturati perché nessuno li aveva scritti. È spesso il numero che convince a cambiare.
4. Stampa il foglio che usi e cerchia le colonne che compili davvero. Quelle sono la specifica del software, il resto è ambizione.
5. Decidi qual è la prima tappa. Di solito sono le ore: è il dato che, una volta perso, non si ricostruisce.

Noi costruiamo gestionali per aziende che lavorano a commessa partendo dal loro foglio, non da un modulo. Il preventivo con la tua logica, le ore raccolte da chi le fa, i materiali e gli extra agganciati al lavoro, il margine visibile mentre il lavoro è in corso, e il collegamento con la contabilità che già hai. Trovi come lavoriamo nella pagina dei servizi, e come nasce un progetto, fase per fase, in sviluppo software: le fasi.

Se il venerdì pomeriggio descritto all’inizio ti è familiare, raccontaci nel modulo qui sotto come gestisci oggi le commesse, dal preventivo alla fattura: ti richiamiamo entro 30 secondi, ti diciamo con onestà se basta un prodotto standard o se ha senso costruire, e prepariamo il preventivo. Intanto trovi come lavoriamo sui gestionali su misura.