Quanto costa un software gestionale personalizzato: le voci che pesano

Quanto costa un software gestionale personalizzato? Dipende da quante aree collega, con quanti programmi esterni deve parlare, quanti dati vanno recuperati e quanta parte del processo va ripensata. Un listino non esiste. I nostri progetti partono da 5.000 € e il prezzo arriva in una proposta scritta, con il perimetro e le voci di costo spiegate una per una.

«Quanto mi costa un gestionale fatto per noi?» È la prima domanda al telefono, quasi sempre prima ancora di raccontare cosa fa l’azienda. Ed è una domanda giusta: nessuno vuole perdere tre incontri per scoprire che il budget non c’era.

La risposta onesta è che dipende, ma da poche cose precise, che si possono elencare e pesare prima di chiedere un preventivo. Qui le mettiamo in fila, senza listino, perché un listino per il software su misura non esiste: chi ne pubblica uno sta vendendo un’altra cosa.

Partiamo da un chiarimento, perché la parola «personalizzato» crea confusione.

Cos’è un software gestionale personalizzato (e cosa non è)

Nel linguaggio dei fornitori «personalizzato» vuol dire due cose diverse. La prima: un prodotto già fatto, a canone, in cui si attivano moduli, si aggiungono campi e si cambiano le stampe. La seconda: un programma scritto sul processo di una singola azienda, di cui l’azienda è proprietaria.

Il primo caso costa poco all’inizio e si paga ogni mese. Il secondo costa di più all’inizio e poi si paga solo la manutenzione. Non c’è uno migliore dell’altro: dipende da quanto il tuo modo di lavorare somiglia a quello di tutti gli altri. La differenza è spiegata per esteso in gestionale standard o su misura.

Da qui in poi parliamo del secondo caso: il gestionale costruito sul tuo processo.

Quanto costa un software gestionale personalizzato: le voci che pesano

Il prezzo non dipende dal numero di schermate e nemmeno dalle ore di programmazione in astratto. Dipende da quanto lavoro serve per capire il processo, disegnarlo e farlo funzionare. Le voci che contano davvero sono sei.

• Le aree collegate. Un gestionale che segue solo i preventivi è una cosa; uno che collega preventivi, ordini, produzione, documenti e fatture è un’altra. Ogni area aggiunta porta regole, permessi e passaggi fra un reparto e l’altro.
• Le integrazioni. Se il software deve parlare con il programma di contabilità, con il sito, con la posta o con un magazzino automatico, ogni collegamento va costruito e provato. Le integrazioni sono spesso la parte più lunga, perché dipendono da sistemi che non controlliamo.
• Quanta parte del processo va ripensata. Se il processo è chiaro e funziona, lo si traduce. Se è confuso, prima va messo in ordine, e questo lavoro di analisi si paga come il resto.
• I dati da migrare. Anni di fogli Excel, l’archivio di un vecchio programma, la carta: tutto va letto, pulito e caricato. È un lavoro che nessuno vede e che pesa.
• I documenti da produrre. Preventivi, contratti, report, verbali: ogni documento generato dal software ha un modello da costruire e regole da rispettare.
• Gli utenti e i permessi. Tre persone che vedono tutto è semplice. Trenta persone in cinque ruoli, con il cliente che entra a vedere solo la sua pratica, è un altro progetto.

Il resto conta meno di quanto si pensi: la grafica, il fatto che giri sul telefono, il colore dei pulsanti. Sono cose importanti per chi lo usa ogni giorno, ma non spostano il prezzo come le sei voci sopra.

Canone o investimento: il confronto con un gestionale standard

Chi cerca il prezzo di un gestionale spesso confronta due cose che non si confrontano. Un prodotto standard si paga a canone, per utente, ogni mese. Un gestionale su misura si paga una volta, poi si pagano manutenzione e server. Per sapere quanto costa un gestionale pronto, la cosa giusta è chiederlo a chi lo vende: i prezzi cambiano per moduli e utenti, e noi non li conosciamo meglio di chi li vende.

Un confronto onesto guarda a tre o cinque anni, non al primo mese. E guarda al tempo che le persone passano a fare a mano quello che il programma standard non fa: quel tempo è un costo vero, anche se non arriva in fattura.

Perché partiamo da 5.000 €

Lo scriviamo nell’annuncio, nella pagina e nel modulo: lavoriamo su progetti da 5.000 € in su. Non è un modo per selezionare i clienti ricchi. È il punto sotto il quale non si sviluppa software su misura: si vende un prodotto già fatto e si spera che ti somigli.

Un gestionale costruito sul tuo processo richiede capire come lavori, scrivere il perimetro, costruire il codice, provarlo con chi lo userà e consegnarlo funzionante. Le fasi sono descritte in come nasce un software su misura. Sotto quella cifra una di queste fasi salta, e di solito è la prima, quella che decide se il software servirà a qualcosa.

Il numero serve a farti risparmiare tempo. Se il budget non c’è, lo sai prima di parlarci, e spesso ti diciamo noi quale prodotto standard guardare. Se c’è, partiamo dal problema e non dal listino.

Cosa cambia fra un progetto piccolo e uno grande

Senza listino, ma con un’idea di proporzione. Ecco, in modo qualitativo, cosa ci sta dentro a seconda della dimensione del progetto.

• Un progetto vicino al minimo copre un processo solo, con poche aree e nessuna integrazione: per esempio la gestione delle richieste che arrivano dal sito, con lo stato di avanzamento e un documento generato alla fine.
• Un progetto medio collega più aree, integra un sistema esterno (la contabilità, la posta, un servizio di firma) e produce più documenti. È il caso più frequente.
• Un progetto grande coinvolge più reparti, più integrazioni, permessi articolati, l’accesso del cliente alla sua pratica e spesso una parte di intelligenza artificiale che legge documenti o prepara bozze.

Il caso Legge3 sta nel mezzo. Uno studio legale che seguiva pratiche di sovraindebitamento su carta, con faldoni e contratti da stampare e far firmare. Abbiamo collegato le richieste dei clienti, i documenti della pratica, i report, i contratti e la firma elettronica. Il valore non è stato «più veloce» in astratto: è che una pratica adesso sta in un posto solo. Il progetto è raccontato nella pagina dedicata al software gestionale su misura.

I costi che non stanno nel preventivo

Un preventivo serio dice anche cosa costa dopo. Sono quattro voci, e vanno chieste a qualunque fornitore, come spieghiamo in come scegliere una software house.

• La manutenzione: aggiornamenti di sicurezza, piccole correzioni, adeguamenti quando cambia una norma o un sistema collegato.
• Il server: dove gira il software, con le copie di sicurezza. Si paga a canone, come per qualunque servizio in rete.
• La formazione: il tempo delle tue persone per imparare, che è un costo interno vero anche se nessuno lo fattura.
• Le modifiche successive: un gestionale vivo cambia con l’azienda, e ogni modifica ha un prezzo che va concordato prima, non scoperto dopo.

Se una di queste voci manca dal preventivo, chiedi perché. Non è detto che sia un problema, ma è meglio saperlo prima di firmare.

In pratica

1. Scrivi su una pagina il processo che vuoi gestire: da dove parte, chi ci mette le mani, dove finisce.
2. Conta le aree e i sistemi esterni coinvolti: sono le prime due voci del prezzo.
3. Guarda i tuoi fogli Excel: quello che oggi fai a mano è la specifica del software che verrà.
4. Decidi una fascia di budget prima di chiedere preventivi, così i fornitori ti rispondono sul serio.
5. Chiedi a ogni fornitore cosa succede dopo la consegna: manutenzione, server, modifiche.

Noi costruiamo gestionali su misura per aziende che hanno un processo preciso da mettere in un sistema solo. Se il tuo è uno di questi, raccontacelo: prepariamo il preventivo partendo dal problema, con il perimetro scritto e le voci di costo spiegate una per una.