Gestionale aziendale: cos’è, che tipi esistono e come sceglierlo

Un gestionale è il software in cui un’azienda registra quello che fa: clienti, fornitori, articoli, ordini, documenti di trasporto, fatture, pagamenti, magazzino. Tiene questi dati in un posto solo, così chi fattura vede cosa è stato consegnato e chi vende vede cosa c’è in magazzino. Si sceglie partendo da come lavora l’azienda, non dall’elenco delle funzioni.

Tre preventivi sul tavolo, tre demo viste in videochiamata, e tutti e tre i venditori sembravano avere ragione. Chi deve scegliere un gestionale aziendale arriva spesso qui: ha confrontato le funzioni, ma non sa ancora quale gli servirà davvero fra cinque anni.

Il motivo è che un programma gestionale non si sceglie guardando le funzioni. Si sceglie partendo da quali parti del tuo lavoro sono uguali a quelle di tutti e quali invece sono solo tue. Qui trovi cosa si intende per gestionale, i tipi che esistono, cosa deve avere un software gestionale per PMI, le domande da farti, una risposta onesta su gratuito e «migliore» e quando conviene farlo su misura.

Cosa si intende per gestionale

Per gestionale si intende il programma che tiene i dati di tutti i giorni di un’azienda e i documenti che ne nascono. Quando si parla di «sistema gestionale» si intende di solito il gestionale insieme ai programmi collegati: la contabilità, la fatturazione elettronica, il sito, la banca. Il gestionale di un’azienda è il posto dove una vendita diventa un ordine, l’ordine una consegna, la consegna una fattura, la fattura un incasso.

Un esempio. Un cliente ordina venti pezzi. Senza gestionale qualcuno scrive l’ordine in un foglio, qualcun altro controlla a mano il magazzino, un terzo prepara il documento di trasporto e poi la fattura ricopiando gli stessi dati. Con un gestionale l’ordine si inserisce una volta: il magazzino si aggiorna, il documento di trasporto e la fattura si preparano partendo dall’ordine.

Cosa deve avere un software gestionale per PMI

Le funzioni di base che quasi ogni PMI usa sono queste:

• anagrafiche di clienti, fornitori e articoli;
• preventivi, ordini, documenti di trasporto e fatture, compresa la fatturazione elettronica;
• magazzino: carichi, scarichi, giacenze;
• scadenze di incassi e pagamenti;
• contabilità, oppure il collegamento con il programma del commercialista;
• accesso per più persone, con permessi diversi, dall’ufficio e da fuori;
• riepiloghi: cosa si vende, a chi, con quale margine.

Tutto il resto (commesse, produzione, assistenza, rapporti con i clienti, app per chi è in giro) dipende dal tuo lavoro. Ed è lì che le scelte si separano.

Quali sono i software gestionali: i tipi che esistono

Più che i nomi dei gestionali più usati, conviene conoscere i tipi, perché è il tipo sbagliato che fa sbagliare la scelta. Sotto la stessa parola stanno cose molto diverse:

• Il programma per piccole attività: fatture, prima nota, poco magazzino. Va bene per chi lavora da solo o in pochi.
• Il gestionale generalista per PMI: ordini, magazzino, documenti, collegamento alla contabilità. Copre bene il lavoro che fanno quasi tutti.
• Il gestionale di settore: pensato per un mestiere preciso (produzione, edilizia, studi professionali, ristorazione). Fa bene quel lavoro, a patto che tu lo faccia come lo fanno gli altri del settore. Quando lo fai a modo tuo il discorso cambia, come raccontiamo nel gestionale per cantieri, nel gestionale per commercialisti e nel gestionale per ristoranti.
• L’ERP: tiene insieme tutti i reparti, dalla produzione agli acquisti. Più completo, più impegnativo da avviare. La differenza con il gestionale è spiegata senza gergo in ERP o gestionale: la differenza.
• Il gestionale su misura: costruito sul processo di una singola azienda, spesso collegato a uno dei precedenti.

A questo si aggiunge dove gira: installato sui computer dell’ufficio o in cloud, cioè su server esterni a cui si accede da browser, anche da fuori. Il cloud è comodo soprattutto se chi lavora non sta sempre alla stessa scrivania.

Le domande da farti prima di guardare i prodotti

Prima di aprire un sito di confronto, rispondi per iscritto a queste domande. Ti serviranno per leggere le offerte e per non farti vendere funzioni che non userai.

• Quali aree deve coprire? Fatturazione, ordini, magazzino, commesse, produzione, assistenza, rapporti con i clienti. Scrivile in ordine di importanza.
• Chi lo userà, e da dove? Ufficio, magazzino, tecnici in giro, agenti in visita. Il numero di utenti pesa sul canone, il luogo pesa sul tipo di programma (in cloud o installato).
• Con cosa deve parlare? Il programma del commercialista, la banca, il sito, l’e-commerce, la posta. Ogni collegamento mancante diventa un dato ricopiato a mano.
• Dove sono oggi i dati? Fogli Excel, un vecchio gestionale, la carta. Chiedi sempre chi li trasferisce e quanto costa farlo.
• Cosa fai in modo diverso dagli altri? È la domanda più importante. Un calcolo del prezzo particolare, un’approvazione in più passaggi, un documento che prepari solo tu. Qui si decide fra pronto e su misura.

Gestionale gratuito e «miglior gestionale aziendale»: due risposte oneste

I gestionali gratuiti esistono, ma il costo non sparisce: si sposta. Di solito sono di due tipi: versioni ridotte di prodotti a pagamento, pensate per farti passare alla versione completa quando cresci, oppure programmi liberi che puoi installare e modificare, ma che richiedono qualcuno che li installi, li aggiorni e li segua. In entrambi i casi il costo si sposta sul tuo tempo o su quello di un consulente. Per una ditta individuale che fa poche fatture possono bastare. Per un’azienda con più persone che lavorano sugli stessi dati, raramente.

Quanto al miglior software gestionale: non esiste, e diffida di chi te ne indica uno senza farti domande. Esiste il migliore per un certo modo di lavorare. I prodotti più diffusi sono diffusi perché coprono bene il lavoro che fanno quasi tutti: contabilità, fatture, ordini, magazzino semplice. Se il tuo lavoro è quello, uno di loro va bene, e la scelta si fa su assistenza, prezzo e facilità d’uso. Lo stesso vale per le aziende di produzione: il migliore è quello che segue il tuo modo di pianificare e di calcolare i costi.

Come confrontare i software gestionali per aziende

In pratica le strade sono tre, e spesso la più sensata è la terza.

Voce	Gestionale pronto	Gestionale su misura	Pronto più su misura collegati
Cosa copre	Il lavoro comune a molte aziende	Il processo della tua azienda	Il comune col pronto, il tuo processo col su misura
Tempi di avvio	Giorni o settimane	Settimane o mesi, a tappe	Il pronto subito, il resto a tappe
Come si paga	Canone per utenti e moduli	Investimento iniziale, poi manutenzione	Canone più investimento mirato
Norme fiscali	Aggiornate dal fornitore	Da seguire nel progetto	Restano al prodotto pronto
Rischio principale	Adattare l’azienda al programma	Progetto scritto male all’inizio	Collegamenti fatti male

Quando confronti due prodotti pronti, guarda oltre la demo. Chiedi di provarlo con i tuoi dati, non con quelli di esempio. Chiedi come si esportano i dati se un giorno cambi fornitore. Chiedi cosa costa un utente in più e un modulo in più fra tre anni. E chiedi chi risponde quando qualcosa non funziona, in che orari e con che tempi.

Se dalla tabella ti sembra di stare nella seconda o nella terza colonna, raccontaci come lavori nel modulo in fondo alla pagina: ti richiamiamo entro 30 secondi e ti diciamo con franchezza se ti basta un gestionale pronto.

Chi ti vende il gestionale conta quanto il gestionale

Pronto o su misura, userai quel programma per anni. Il fornitore diventa una specie di socio: installa, forma le persone, risponde ai problemi, adegua il programma quando cambia qualcosa. Prima di firmare, chiedi di parlare con un cliente simile a te, chiedi cosa è compreso nel canone o nella manutenzione e chiedi di chi sono i dati e, nel caso del su misura, il codice. Le domande complete sono in come scegliere una software house.

Quando il gestionale aziendale conviene farlo su misura

Il su misura non è la scelta dei grandi o di chi ha budget da spendere. È la scelta di chi ha un modo di lavorare che i prodotti pronti non prevedono, e che proprio per questo è il suo punto di forza. I segnali tipici:

• il lavoro vero si fa in fogli Excel accanto al gestionale, perché il gestionale non ha il posto giusto per quei dati;
• i preventivi, i calcoli o i documenti seguono regole che nessun prodotto ha e che si ricostruiscono ogni volta a mano;
• più reparti si passano una pratica o una commessa e le informazioni si perdono nei passaggi;
• hai già provato un prodotto pronto e le personalizzazioni sono costate più del previsto senza risolvere.

In questi casi spesso non serve buttare il gestionale che hai. La contabilità e la fatturazione elettronica restano volentieri su un prodotto pronto, che segue le norme e si aggiorna quando cambiano. Il su misura si occupa della parte che è solo tua (commesse, pratiche, preventivi, documenti) e si collega al pronto, così i dati passano da soli. Il confronto completo fra le due strade è in gestionale standard o su misura, i costi in quanto costa un software gestionale su misura: i nostri progetti partono da 5.000 €.

Un esempio concreto è Legge3, uno studio legale che segue pratiche di sovraindebitamento. Lavoravano su carta, con faldoni e contratti firmati a mano. Ogni pratica segue passaggi precisi, e servivano tutti in un posto solo. Abbiamo costruito un gestionale che collega le richieste dei clienti, i documenti della pratica, i report, i contratti e la firma elettronica: oggi una pratica sta in un posto solo e si trova senza chiedere a nessuno.

In pratica

1. Scrivi su una pagina le aree che il gestionale deve coprire, in ordine di importanza.
2. Elenca i fogli Excel che oggi usi accanto al programma: ognuno è una funzione che manca. Se sono tanti, leggi anche gestionale in Excel: quando è ora di cambiare.
3. Segna le due o tre cose che fai in modo diverso dagli altri. Sono il criterio per scegliere.
4. Chiedi ai fornitori una prova con i tuoi dati veri e un preventivo su tre anni, utenti e moduli compresi.
5. Se le cose che ti distinguono restano fuori da tutti i prodotti, valuta un gestionale su misura collegato a quello che già funziona.

Il nostro team sviluppa da 18 anni gestionali su misura costruiti sul processo di chi li usa, e li collega ai programmi che l’azienda ha già. Quando un prodotto pronto basta, te lo diciamo. Se invece il tuo modo di lavorare non entra in nessun prodotto, raccontaci il caso nel modulo qui sotto: ti richiamiamo entro 30 secondi. Trovi come lavoriamo nella pagina sul software gestionale su misura.