Documento di trasporto (DDT): quando serve e come si compila

Il documento di trasporto (DDT) descrive uno spostamento di merce: chi la manda, chi la riceve, cosa contiene e perché viaggia. È obbligatorio in due casi: quando vuoi fatturare a fine mese con la fattura differita e quando sposti beni senza venderli. Deve avere numero progressivo, data, dati delle due parti, descrizione dei beni, più vettore e causale quando servono.

Ti riconosci? Magazzino di un’azienda che spedisce ogni giorno. Il responsabile compila il DDT sul bollettario a ricalco, strappa la copia per il corriere e infila quella gialla in un raccoglitore. A fine mese l’amministrazione deve fare la fattura differita e chiede: «il DDT del 12, quello per il cliente di Bergamo, dov’è?». Sul foglio c’è una scrittura a penna che nessuno legge, la quantità è diversa da quella dell’ordine e la copia del 27 non si trova. La fattura esce con due settimane di ritardo e con un articolo in meno.

Cos’è il documento di trasporto (DDT) e quando è obbligatorio

Il DDT esiste dal 1996: lo ha introdotto il DPR 14 agosto 1996, n. 472, al posto della vecchia bolla di accompagnamento. La bolla doveva viaggiare sempre con la merce; il DDT no. Il DDT può viaggiare con i colli oppure essere mandato a parte, anche via mail, purché entro il giorno della spedizione. Non ha una forma obbligatoria: va bene un modulo a ricalco, un PDF, un documento digitale. In rete lo trovi citato con numeri diversi: il riferimento è il DPR 472 del 1996, in vigore dal 27 settembre 1996; per il tuo caso vale la parola del tuo consulente.

Serve a due cose insieme. Per il fisco prova che quella merce è uscita, verso chi e perché. Fra te e il cliente prova la consegna: se un collo manca o arriva rotto, il DDT firmato è il documento su cui si discute. Si fa in due copie, una resta a chi spedisce e una va a chi riceve.

Il DDT è obbligatorio in due situazioni: quando vuoi emettere la fattura differita e quando sposti beni senza trasferirne la proprietà. Nel primo caso il DDT è la condizione per fatturare entro il 15 del mese successivo invece che il giorno stesso. Nel secondo è la prova che la merce uscita non è stata venduta: senza un DDT con la causale giusta, per il fisco quei beni si presumono ceduti (è la presunzione del DPR 441 del 1997).

Puoi farne a meno quando la merce viaggia con la fattura immediata, emessa entro le ore 24 del giorno della consegna, o quando il cliente ritira di persona e la fattura esce subito. Non serve per le prestazioni senza consegna di beni e per i piccoli spostamenti dentro lo stesso stabile. Anche quando non è obbligatorio, farlo conviene: è l’unica ricevuta della consegna che hai in mano. I casi di confine (tentata vendita, materiale fornito a casa del cliente, scontrino al posto del DDT) chiedili al consulente.

Cosa deve contenere un DDT: cinque dati sempre, due quando servono

L’articolo 1 del DPR 472/1996 fissa i dati essenziali; tutto il resto è facoltativo. Contati a mano, sono sette: i primi cinque ci sono sempre, gli ultimi due solo quando servono.

1. Il numero progressivo, che di norma ricomincia ogni anno.
2. La data di consegna o di spedizione. Se compili il documento un giorno e spedisci il giorno dopo, scrivi tutte e due le date.
3. Chi spedisce: ragione sociale o nome e cognome, indirizzo, partita IVA o codice fiscale.
4. Chi riceve, con gli stessi dati.
5. Cosa viaggia: natura, qualità e quantità dei beni, articolo per articolo. La quantità in cifre basta.
6. Il vettore, quando il trasporto è affidato a un corriere o a un trasportatore: i dati dell’impresa, non dell’autista. Se i vettori sono più di uno, basta il primo.
7. La causale, quando la merce non viene venduta: conto visione, conto lavorazione, reso e le altre della tabella più avanti.

Prezzi, totali, numero dei colli, peso e aspetto esteriore («scatole», «bancale») non sono obbligatori, ma i colli e il peso aiutano il corriere e la firma di chi riceve aiuta te. Un DDT firmato dal destinatario chiude una discussione prima che cominci. Anche una nota di consegna o una lettera di vettura valgono come DDT, se contengono gli stessi dati.

Le causali del DDT: cosa scrivere quando la merce non è venduta

La causale dice perché la merce viaggia, e quando non c’è una vendita è obbligatoria. Se la ometti, per il fisco quei beni sono stati venduti senza fattura. Le più comuni, con quello che succede dopo:

Causale	Quando si usa	Cosa succede dopo
Vendita	Consegna al cliente con passaggio di proprietà	Fattura immediata, oppure differita entro il 15 del mese dopo
Conto visione	Il cliente guarda la merce e poi decide	Fattura se compra, DDT di reso se restituisce
Conto lavorazione	Mandi materiale a un fornitore che lo lavora e te lo rimanda	Il fornitore fattura il lavoro; la merce resta tua e torna con un DDT
Conto riparazione	Un bene va in riparazione, in garanzia o no	Fattura della riparazione se dovuta; il bene torna con un DDT
Comodato o prestito d’uso	Presti un’attrezzatura senza venderla	Nessuna fattura di vendita; al rientro un DDT di reso
Reso	La merce torna indietro: difettosa, sbagliata, non venduta	Nota di credito se tieni la merce, oppure una spedizione di sostituzione
Trasferimento fra sedi	Sposti merce fra due magazzini o negozi tuoi	Nessuna fattura; serve a provare dove sta la merce
Omaggio	Regali un bene a un cliente	Nessun incasso; chiedi al consulente se serve la fattura per l’IVA
Tentata vendita	Carichi il furgone e vendi dai clienti	Un DDT per tutto il carico, poi fattura o nota di consegna a ogni vendita

Il DDT di reso è il caso che manda più spesso in confusione, perché lo emette chi restituisce: il tuo cliente verso di te, oppure tu verso il fornitore. Scrivi sempre il numero del DDT di andata a cui si riferisce, così a fine mese si capisce in un secondo perché quella merce è rientrata e se serve una nota di credito. Un reso senza il riferimento al DDT di andata è un’ora persa a fine mese.

DDT e fattura differita: l’esempio di un mese

Con il DDT puoi emettere una sola fattura per cliente entro il 15 del mese successivo alle consegne, elencando i DDT del mese. È la regola dell’articolo 21, comma 4, del DPR 633/1972. Senza DDT la fattura va fatta entro le ore 24 del giorno della consegna.

L’esempio. Consegni allo stesso cliente il 3, il 12 e il 27 ottobre, con tre DDT numerati. Entro il 15 novembre fai una fattura sola, che riporta numero e data dei tre DDT e le loro righe. Tre consegne, una fattura, un pagamento. Se invece il DDT del 12 non si trova, o la quantità sul foglio non torna con l’ordine, la fattura si ferma e la scadenza no.

Un DDT che non si ritrova è una fattura che non parte.

Quanto si conserva. Il codice civile (articolo 2220) chiede di tenere i DDT per dieci anni, sia a chi li emette sia a chi li riceve; per il fisco vanno conservati finché l’anno d’imposta può ancora essere controllato (articolo 39 del DPR 633/1972). Il modo più semplice è tenere ogni DDT accanto alla fattura in cui è finito, in carta o in digitale, come raccontiamo nell’articolo su cosa vuol dire dematerializzare i documenti. Dieci anni sono tanti per una copia gialla in un raccoglitore.

Bollettario, modello Word o Excel, gestionale: come si fa un DDT oggi

Le strade sono tre e si distinguono per una cosa: chi scrive i dati e quante volte. Con il bollettario e con il modello li scrivi tu, ogni volta, e li riscrivi in fattura. Con il gestionale li scrive una volta chi prende l’ordine, e il resto si compone da solo.

Strada	Pregi	Dove si rompe	Per chi va bene
Bollettario a ricalco	Costa poco, funziona senza corrente, il corriere lo conosce	Scrittura a mano, numerazione che salta, copie che non tornano, tutto da ricopiare in fattura	Chi spedisce poche volte al mese
Modello Word o Excel	Pulito, con il logo, in PDF via mail; i modelli da scaricare sono tanti	Il numero progressivo lo tieni a mente, gli articoli si ricopiano dall’ordine, l’archivio è una cartella	Chi spedisce ogni settimana, con pochi articoli
Gestionale, pronto o su misura	Il DDT nasce dall’ordine, scarica il magazzino, si numera da solo, a fine mese compone la fattura differita	Se il tuo flusso non è quello previsto dal prodotto (lotti, conto lavorazione, più magazzini), ti adatti tu al programma	Chi spedisce ogni giorno o ha un magazzino da tenere allineato

Il punto non è la forma, è dove finisce la copia. Con la carta la copia firmata torna in azienda dopo giorni, dal cruscotto del furgone, e qualcuno deve archiviarla. Con il PDF la cartella cresce e a fine anno nessuno sa più quale file corrisponde a quale fattura. Nel gestionale il DDT e la fattura stanno insieme da subito, come spieghiamo nell’articolo sull’archiviazione dei documenti digitali in azienda.

Un gestionale pronto per la fatturazione fa il DDT bene e spesso basta. I segnali che non basta più sono sempre gli stessi: «il magazzino lo sistemiamo a mano», «i resi li gestiamo in un foglio a parte», «i DDT in conto lavorazione li facciamo in Word perché il programma non li prevede». Ne abbiamo scritto in gestionale magazzino: quando un prodotto pronto non basta.

Come far uscire il DDT dal gestionale senza ricopiare niente

Il DDT giusto è quello che nessuno scrive: nasce dall’ordine del cliente e porta con sé i dati già inseriti una volta. Nei gestionali che costruiamo per chi spedisce merce il percorso è questo: l’ordine entra con articoli e quantità, dal cliente, dall’agente o dal sito, come raccontiamo nell’articolo sul software per la gestione degli ordini; chi prepara la spedizione conferma dal telefono cosa è uscito davvero; il DDT prende il numero progressivo, scarica il magazzino, esce in PDF per il corriere e via mail per il cliente, con la causale giusta se non è una vendita.

A fine mese la fattura differita si compone dai DDT del cliente con un clic, il reso richiama il DDT di andata e ogni documento resta attaccato alla fattura in cui è finito, per i dieci anni che servono. Chi cerca «il DDT del 12 per Bergamo» lo trova scrivendo il nome del cliente.

In pratica: cinque cose da fare questa settimana

1. Conta i DDT dell’ultimo mese e quanti ne hai dovuti cercare per fare le fatture: è la misura del problema.
2. Prendi un DDT a caso e controlla i sette dati con l’elenco qui sopra, soprattutto la causale quando non è una vendita.
3. Chiedi a chi spedisce quante volte riscrive lo stesso articolo: nell’ordine, nel DDT, nella fattura. Ogni copia a mano è un errore possibile.
4. Decidi dove vive la copia firmata: raccoglitore, cartella o gestionale. Una risposta sola, uguale per tutti.
5. Se il tuo flusso ha conto lavorazione, resi frequenti o più magazzini, fatti scrivere una proposta con il perimetro prima di scegliere un programma.

Costruiamo gestionali che fanno il DDT dall’ordine

Sviluppiamo software da 18 anni, a Milano, con un team di programmatori, sistemisti, designer esperti di UX ed esperti di intelligenza artificiale. Per chi spedisce merce costruiamo il gestionale su misura in cui ordine, magazzino, DDT e fattura differita sono un percorso solo, collegato al programma di contabilità che hai già.

Prima di ogni impegno ricevi una proposta scritta con il perimetro, e il software resta tuo, con i sorgenti. Se vuoi capire se nel tuo caso basta un programma pronto o conviene farlo sul tuo modo di spedire, raccontaci come fai oggi un DDT nel modulo qui sotto: ti richiamo io entro 30 secondi.