Digitalizzazione aziendale: cos’è e come si fa in una PMI

La digitalizzazione aziendale è il passaggio di un lavoro dalla carta, dai fogli sparsi e dalla memoria delle persone a un sistema in cui i dati si inseriscono una volta sola e chi ne ha bisogno li trova da sé. In una PMI si fa un processo alla volta, partendo da quello che fa perdere più tempo.

Ti riconosci? Un ordine arriva per mail, qualcuno lo stampa, lo ricopia nel gestionale, poi lo scrive anche sul foglio Excel della produzione perché «lì lo vedono tutti». Quando il cliente chiama per sapere a che punto è, la risposta passa da tre persone. Nessuno lavora male. È il percorso dell’informazione che fa giri inutili, e ogni giro costa tempo ed errori.

Qui trovi cosa si intende davvero per digitalizzazione, in cosa è diversa dalla trasformazione digitale, le fasi con cui si fa in una piccola o media impresa, le tre strade possibili e gli errori che la fanno fallire.

Cosa si intende per digitalizzazione aziendale

Digitalizzare vuol dire che un’informazione nasce o viene registrata in formato digitale e da lì viaggia senza essere ricopiata. Scansionare una fattura è un primo passo, ma se poi qualcuno la legge a video e ribatte i numeri a mano, il lavoro non è cambiato.

Conviene distinguere tre livelli, perché in rete vengono spesso confusi:

• Dal foglio al file. Il documento di carta diventa un PDF, il quaderno diventa un foglio di calcolo. Utile, ma il lavoro resta lo stesso. È il tema della dematerializzazione dei documenti.
• Dal file al processo. Il dato si inserisce una volta e passa da solo al passaggio successivo: l’ordine confermato diventa commessa, la commessa diventa fattura. Questa è la digitalizzazione dei processi aziendali, ed è dove si risparmia davvero tempo.
• Dal processo al modo di lavorare. Avere i dati in ordine permette di fare cose che prima non si potevano fare: rispondere al cliente in un minuto, sapere quanto rende ogni commessa, vendere in un modo nuovo. Qui si parla di trasformazione digitale.

Digitalizzazione o trasformazione digitale: cosa serve a una PMI

La trasformazione digitale di una PMI è la somma di tante digitalizzazioni fatte bene, non un progetto a parte. Le grandi aziende la gestiscono con piani pluriennali e uffici dedicati. Una piccola impresa non ne ha bisogno e spesso non se lo può permettere.

Per chi guida un’azienda di dieci o cinquanta persone la domanda utile è più semplice: quale lavoro, oggi, ricopiamo, cerchiamo o ricostruiamo a mano più volte alla settimana? Quello è il primo candidato. Quando è sistemato, i dati che produce diventano la base per il secondo, e così via. Dopo qualche passaggio ti accorgi che l’azienda lavora in modo diverso: quella è la trasformazione, arrivata un pezzo alla volta.

Un avvertimento onesto: non tutto va digitalizzato. Un passaggio che si fa due volte l’anno, con poche righe e una persona sola, può restare com’è. La digitalizzazione si paga con il tempo di chi la prepara e di chi impara a usarla, e deve restituirlo.

Quali sono le fasi della digitalizzazione

Le fasi sono sei, e le prime tre non richiedono nessun software. È proprio saltarle che fa fallire molti progetti.

1. Disegnare il lavoro com’è oggi. Un foglio, una penna e le persone che fanno il lavoro. Da dove arriva l’informazione, chi la tocca, dove viene ricopiata, dove si ferma in attesa.
2. Scegliere un processo solo. Quello che fa perdere più tempo o produce più errori, non quello più semplice da informatizzare.
3. Mettere in ordine i dati. Anagrafiche doppie, codici diversi per lo stesso articolo, clienti scritti in tre modi. Un sistema nuovo con dati sporchi riproduce il disordine più in fretta. Se i dati vanno spostati da un vecchio programma, ne parliamo in migrazione dei dati del gestionale.
4. Scegliere lo strumento. Un programma pronto, uno pronto con qualche aggiunta, oppure uno costruito su misura. Lo vediamo nella tabella più sotto.
5. Portare le persone. Chi usa il sistema tutti i giorni deve averlo provato prima, con i suoi casi veri. Se lo trova più lento del foglio, tornerà al foglio.
6. Controllare dopo qualche settimana. Quante volte si ricopia ancora qualcosa, dove le persone aggirano il sistema. Lì c’è la prossima correzione.

Se vuoi un metodo per scegliere il primo processo, l’abbiamo descritto in automazione dei processi aziendali: da dove si comincia in una PMI.

I pilastri su cui regge: persone, processi, dati, strumenti, sicurezza

In rete circolano elenchi di «pilastri» della trasformazione digitale, con numeri e nomi diversi; per una PMI contano cinque cose. Se ne manca una, il progetto zoppica anche se il software è buono.

• Persone. Qualcuno in azienda deve avere il compito di seguire il cambiamento e il tempo per farlo. Non serve un esperto di informatica: serve chi conosce il lavoro.
• Processi. Le regole scritte: chi approva, quando un ordine è confermato, cosa succede a un reso. Senza regole, il software deve indovinarle.
• Dati. Puliti, con un solo posto dove stanno e un solo modo di scriverli.
• Strumenti. Pochi e collegati fra loro. Cinque programmi che non si parlano obbligano a ricopiare, cioè al problema di partenza. Il tema è in integrazione fra software aziendali.
• Sicurezza. Copie di sicurezza, accessi personali, permessi diversi per ruoli diversi. Digitalizzare mette i dati in un posto solo: quel posto va protetto.

Come si fa la digitalizzazione: le tre strade

Per ogni processo ci sono tre strade, e la più economica spesso è quella giusta. La scelta dipende da quanto il tuo modo di lavorare è simile a quello di tutti gli altri.

Per molte aziende la risposta è un mix: programmi pronti per la contabilità e le presenze, e qualcosa di su misura dove il lavoro è davvero loro. Il confronto completo è in gestionale standard o su misura.

Se hai già individuato il processo che ti fa perdere più tempo e i programmi pronti che hai provato non lo seguono, raccontacelo nel modulo in fondo alla pagina: ti richiamiamo entro 30 secondi e ti diciamo quale delle tre strade vediamo per il tuo caso.

Gli errori che fanno fallire la digitalizzazione

I progetti che non funzionano si somigliano. Quasi mai il problema è la tecnologia.

• Copiare la carta sullo schermo. Rifare a video lo stesso modulo, con gli stessi passaggi e le stesse firme. Si digitalizza la lentezza.
• Partire dallo strumento. Si compra un programma perché lo usa un collega, poi si cerca di farci entrare il lavoro.
• Fare tutto insieme. Cambiare gestionale, magazzino e sito nello stesso mese. Le persone si perdono e il vecchio sistema resta acceso «per sicurezza».
• Lasciare il foglio parallelo. Se il vecchio Excel resta disponibile, qualcuno continuerà a usarlo, e i dati tornano a essere due. Quando un foglio smette di bastare lo spieghiamo in gestionale in Excel: quando è ora di cambiare.
• Non decidere chi è il responsabile. Senza una persona che decide, ogni dubbio aspetta settimane.

Un esempio: uno studio legale dalla carta a un gestionale

Legge3 è uno studio legale che segue pratiche di sovraindebitamento. Quando abbiamo cominciato lavorava su carta: faldoni per ogni pratica, contratti stampati e firmati a mano, documenti del cliente da ritrovare fra mail e cartelle.

Non siamo partiti dal software. Siamo partiti dal percorso di una pratica: la richiesta del cliente, i documenti da raccogliere, il contratto, i report. Su quel percorso abbiamo costruito il gestionale delle pratiche, con i contratti che partono per la firma elettronica e tornano firmati nella pratica. Accanto abbiamo costruito altri due sistemi con l’intelligenza artificiale: uno legge i documenti scansionati, li classifica e ne estrae i dati invece di farli ribattere; l’altro prepara in Word i report e i documenti legali partendo dai documenti fiscali, come CU e 730. Oggi una pratica sta in un posto solo e si trova senza chiedere a nessuno, e i faldoni occupano molto meno spazio.

Il punto non è il software in sé. È che ogni informazione entra una volta e da lì serve a tutti i passaggi successivi. Se ti interessa come si arriva da un’idea a un programma funzionante, le fasi sono in sviluppo software: dal primo incontro alla consegna.

In pratica: da dove partire questa settimana

1. Chiedi a ogni reparto di segnare, per cinque giorni, ogni volta che ricopia un dato da un posto a un altro. A fine settimana avrai l’elenco dei candidati.
2. Scegli il processo che compare più spesso e disegnalo su un foglio, con chi lo tocca e dove si ferma.
3. Cerca i dati doppi: clienti, fornitori e articoli scritti in più modi. Metterli in ordine serve con qualsiasi strumento.
4. Prova un programma pronto sul processo scelto, con dati veri. Se regge, hai risparmiato.
5. Se non regge, fatti fare una proposta scritta con il perimetro del lavoro, prima di firmare qualsiasi cosa.

Sviluppiamo software da 18 anni, e il nostro lavoro comincia sempre dal processo, non dalle schermate: disegniamo con te il percorso del lavoro e costruiamo il programma che lo segue, collegato a quelli che già usi. Se il processo che vuoi digitalizzare non trova posto nei programmi pronti, raccontaci il caso nel modulo qui sotto: ti richiamiamo entro 30 secondi, e se ti basta un prodotto pronto te lo diciamo. I nostri progetti partono da 5.000 €, sorgenti e documentazione restano a te. Qui trovi come lavoriamo sul software su misura.